GESTION DOCUMENTARIA

1. I SEMINARIO INTERNACIONAL
DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVOS
La Digitalización y la Preservación
Digital, Retos en Latinoamérica
LILLIANA MAYORGA TOVAR
LIMA – PERÚ
15 de Junio de 2016

5. 1995 1999 2000 2001 2002 2003 2005 2011
Decreto 2150
Suprime
Reforma
Trámites
innecesario
A.P.
Ley
527
Ley 594 Acuerdo
060
Ley 734
Acuerdo
042
A.G.
Ley
794
CP
Civil
Ley 962
R.T
Ley 1437
Ley 1474
REFERENTE NORMATIVO
2008 2012 2014 2015
Ley 1288
hábeas data el
manejo de la
información contenida
en bases de datos
personales
Ley 1581
protección de datos
personales
Ley 1564 (CGP)
Ley 1581 (PD)
Decreto-Ley 019 (AT) A.P.
Decreto 2364 (RFE)
Decreto 2482 (MIPG)
Decreto 2578 (SNA)
Decreto 2609 (PGD)
Decreto 2693 (GEL)
Directiva Presidencial 004.
Circular Externa 002 (HTGD)
Circular Externa 005 (D)
Ley 1712
Decreto 2573
Manual GEL
Ley 17 55
Decreto 106 de
2015
Decreto 103
Resolución 3564

6. POLÍTICAS DE DESARROLLO
ADMINISTRATIVO

7. ¿Qué implica para las entidades?
PLAN DE EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA
• Nombrar líder de eficiencia
• Identificar y priorizar procesos a
optimizar
• Establecer su línea base para los
indicadores de avance
• Diseñar un plan de eficiencia (30 días)
IMPLEMENTAR GUÍA DE BUENAS
PRÁCTICAS
• Implementar buenas prácticas para reducir
consumo de papel
• Pasos para “comenzar una estrategia de cero
papel”
• Diligenciar formularios y cuestionarios
recomendados
• Promover el cambio de cultura en la
organización
COMUNICACIONES INTERNAS
ELECTRÓNICAS
• Diseñar una estrategia para proyecto que
permita implementar correspondencia
electrónica (12 meses)
• Ajustar herramientas para cumplimiento de
requisitos establecidos en guías
• Ajustar políticas , procedimientos y cultura
interna
INTERCAMBIO DE CORRESPONDENCIA
ENTRE ENTIDADES
• Establecer un casillero o buzón electrónico de
la entidad.
• Ajustar políticas internas y herramientas para
cumplir con los requisitos mínimos.
• Intercambiar correspondencia con otras
entidades en electrónico (12 meses)
PARTICIPACIÓN DE SERVIDORES
PÚBLICOS
• Promover la utilización del portal sirvo
a mi país en la entidad.
• Proveer información de interés para
los servidores.
SUSTITUIR EL USO DE PAPEL
• Publicar documentos, guías,
publicidad y demás de la entidad
usando medios y soportes
electrónicos.
• Promover cambio de cultura en
servidores y administrados.
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 04 DE 2012

11. Se realiza en las
oficinas de
correspondencia,
para evitar distribuir
físicamente y
agilizar el trámite, se
recomienda utilizar
una descripción de
series o subseries
documentales.
Requiere
estándares
técnicos como de
normas
archivísticas. Se
debe considerar
agrupaciones:
expediente y
series
documentales y
cada imagen
digitalizada
asociadas a las
mismas.
Asegurar la
disponibilidad de
información en caso
de catástrofes, para
continuar la
operación de la
Entidad.
DIGITALIZACI
ÓN CON
FINES DE
CONTROL Y
TRÁMITE
DIGITALIZACI
ÓN CON
FINES
ARCHIVÍSTIC
OS
DIGITALIZACI
ÓN CON
FINES DE
CONTINGENC
IA Y
CONTIMUIDA
D DEL
NEGOCIO

12. DIGITALIZACIÓ
N
CERTIFICADA
PRESERVACIÓN
DIGITAL, FRENTE A
LA INICIATIVA
CERO PAPEL
LAS
COMUNICACION
ES OFICIALES

13. Aseguramiento de los documentos en
todo su ciclo de vida.
Procesos archivísticos dentro del
concepto de archivo total.
Seguridad de los documentos e
información.
Preservación de los documentos
electrónicos producidos o recibidos en
particular, aquellos que hagan parte del
patrimonio documental del país.
Adopción de estándares apropiados que
aseguren la preservación a largo plazo de los
documentos electrónicos de archivo.
Acceso, integridad, confiabilidad y
disponibilidad de los documentos e
información.
La
Iniciativa
Cero
Papel
en
el
Programa
de
Gestión
Documental
-
PGD

14. Atender los principios
archivísticos
Contemplar la
administración de los
instrumentos
archivísticos.
Asegurar la
conservación de los
documentos electrónicos
de archivo a largo plazo
Utilización de estándares
de interoperabilidad para
el intercambio de
información entre
diferentes sistemas de
información internos y
externos
Integridad archivística
de los fondos, a partir
de agrupaciones
documentales,
manteniendo el vínculo
archivístico
Armonizar la gestión
documental en
ambiente físico y
electrónico
Considerar los
procesos de
transferencia en
aplicación de las
Tablas de Retención
Documental
Gestionar y controlar la
eliminación de
documentos
electrónicos de archivo
Sistema
de
Gestión
de
Documentos
Electrónicos
de
Archivo
(SGDEA)

15. GRACIAS
LILLIANA MAYORGA TOVAR