Per una entitat és cabdal tenir tota la documentació endreçada. La fitxa us dona recursos per fer-ho.

1. COM ORGANITZAR LA
DOCUMENTACIÓ
INTERNA

2. BARCELONA ACTIVA>2
COM ORGANITZAR LA
DOCUMENTACIÓ
INTERNA
Arxiu intern de la documentació i material útil.
Què és i perque serveix?
La documentació interna és tota aquella documentació que les associacions han de tenir
obligatòriament. Aquesta està formada per documents generats per l’entitat i documents que
emeten les administracions corresponents. Ha d’estar ben endreçada, localitzada, disponible
i accessible.
És important que estigui ben conservada físicament. És recomanable que hi hagi, com a mínim,
una còpia (fotocòpia) disponible i una còpia digitalitzada, per a més comoditat i seguretat.
Per a aquesta tasca, heu de disposar d’un arxiu físic, com una carpeta arxivador o un calaix, i un
arxiu digital, que pot ser local o un espai al núvol. Si l’entitat té una persona contractada, aquesta
és la més adequada per encarregar-se de l’organització. Si no, la tasca la pot fer una persona
voluntària membre del grup motor o amb una trajectòria a l'associació.
Organitzar l’arxiu pot semblar poc important, però facilita la gestió del dia a dia; per exemple, per
a la presentació de sol·licituds a subvencions. A més, tenir la documentació localitzada i
organitzada dona seguretat al grup.

3. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >3
Arxiu físic:
El més recomanable és que l’arxiu físic sigui a la mateixa seu de l’associació. Si no en té, una
persona amb representació legal es pot fer responsable de la documentació.
És per aquest motiu que es recomana que sigui la mateixa persona responsable de l’actualització
periòdica.
Des de l’associació es pot crear una pauta o protocol per a l’actualització i aquest estar
disponible per a tothom i així facilitar el relleu.
Si es té l’ocasió i quan tota la documentació estigui localitzada i fotocopiada us podeu adreçar a
un organisme oficial per a la compulsa. Aquesta permet a l’associació disposar de documents
addicionals/fotocopiats amb valor d’originals.
Arxiu digital:
Aquest espai està format per dos conceptes. La còpia a l’ordinador de l’associació (local) i la
còpia al núvol (espai digital a la xarxa).
La documentació interna pot estar digitalitzada en un ordinador però el més segur és que sigui
accessible des de diferents punts per poder consultar-la en cas de necessitat.
La mateixa persona que gestiona la documentació física haurà de gestionar la informació digital i
haurà de gestionar l’accés. També, assegurar-se de l’actualització i del traspàs de la informació
en cas de necessitat.
Us recomanem tenir un Certificat digital que us identifiqui
com associació. Us facilitarà els tràmits amb les administracions
públiques entre altres.
Si encara no en disposeu d’un, podeu consultar +Fàcil Guia Com
obtenir el certificat, einESS.

4. BARCELONA ACTIVA>4
Documentació legal obligatòria
A continuació, trobareu unes taules per anar marcant els documents que disposeu un cop
localitzats i digitalitzats.
Físic Digital
Original
Foto
còpia
Local Núvol
Acta fundacional de l’associació
Estatuts i Reglament de Règim Intern, si s’escau
Doc. de sol·licitud d’inscripció de la constitució
d’una associació i comprovant de pagament
Document d’alta a Hisenda (036, si s’escau)
NIF de l’associació
DNI dels representants legals (composició de la
Junta)
Certificat digital
Llibre de les persones sòcies (base de dades de les
persones sòcies)
Llibre d’actes (registre de les actes)
Actes de les Juntes i canvis de juntes
Documentació fiscal i comptable dels últims anys
en ordre cronològic (factures emeses i rebudes,
impostos…)
Actes (coordinació, assemblea ordinària,
extraordinària...)

5. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >5
Si teniu persones contractades i/o seu física
+ A fons
Aquí trobareu el llistat de documents que la vostra entitat pot necessitar en funció del seu àmbit
d’activitat.
Físic Digital
Documentació relativa del personal contractat
(contractes laborals, còpies simples, nòmines, PRL...)
Contractes amb tercers (compte bancari, assegurances
RC, gestories, LOPD, leasing...)
Documents o contractes que acrediten la utilització de
l’espai: contracte de lloguer del local i annexos,
cessió d’ús…
Documents o contractes dels subministraments (aigua,
llum, telecomunicacions...)
Físic Digital
Autoritzacions d’ús d’imatges per a la posterior
publicació
Memòries de l’entitat dels anys anteriors (arxiu històric,
hemeroteca)
Material de difusió de la mateixa entitat
“Protocols de traspàs de treball”
Llistat de contactes proveïdors (plantilla +Fàcil)
Contractes per serveis fets per l’entitat (model de
contractes)
Model de representació per la “presentación por medios
Electrónicos de autoliquidaciones, declaraciones y
comunicaciones tributarias” (autorització a tercers per a
la presentació telemàtica de documentació)
Autorització de la família si les persones sòcies són
menors d’edat/amb necessitats específiques
Certificats de menors
Convenis i/o documentació de concessió de subvencions

6. BARCELONA ACTIVA>6
Materials útils
En aquest apartat trobareu el llistat de materials útils que també recomanem tenir localitzats:
(*)
Aquests dos elements no poden estar al núvol.
També teniu disponible una plantilla de +Fàcil Plantilla Base de dades de
contactes, einESS.
Físic Núvol
El segell de l’entitat X*
Claus del local, qui les té i quantes còpies hi ha X*
Nom d’usuari i claus del wifi
Claus d’accés dels ordinadors
Claus d’accés de les bases de dades (llibre de persones
sòcies)
Plantilles digitals fetes prèviament (formularis, factures,
cartells…)
Dades de contacte dels representants legals (noms i
núm. de telèfons)
Documents d'impremta per a la gestió (formularis
d’inscripció, llibretes d’albarans, llibretes de factures…)

7. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >7
Aquest recurs forma part del projecte + Fàcil, einESS per associacions,
impulsat per la Direcció Operativa d’Innovació Socioeconòmica de
Barcelona Activa, en el marc del programa d’enfortiment d’associacions en
l’àmbit de l’Economia Social i Solidària.
Des de Barcelona Activa fomentem i enfortim les iniciatives emprenedores,
entitats i empreses de l'àmbit de l'Economia Social
i Solidària de la ciutat. És per això que oferim acompanyament
i formació especialitzada tant als nostres equipaments centrals
com a diversos barris de la ciutat.
Per a més informació, poseu-vos en contacte amb nosaltres a:
innovaciosocioeconomica@barcelonactiva.cat