Un Sistema Documentale semplice ed efficace, per gestire documenti in ongresso ed in uscita proprio come fa una grande azienda, con una soluzione per tutti

1. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI 1116/12/2016
Un nuovo Servizio per la community dei Clienti di
Digithera
16 Giugno 2017
La Scrivania Digitale Collaborativa che
semplifica e digitalizza i processi
documentali

2. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Le aree di sviluppo digitale nei prossimi anni…
16/06/2017 2
Fatturazione
Elettronica
• Verso la PA
• Peppol
• Privati
Conservazione
Elettronica
• Doc Fiscali
• Altri Documenti
Automazione
Documentale
• Documentale
• Workflow
• Gestionale
Dematerializzazione
• Ciclo Attivo
• Ciclo Passivo
• Riconciliazione
Identità
Digitale
• PEC
• Firma Avanzata
P2P
• Catalogo online
• Order Management

3. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Il percorso di Digitalizzazione delle PIVA Italiane
16/06/2017 3
Creazione
Manuale
Documenti
Fatture
Elettroniche PA
Conservazione
Sostitutiva
Fatturazione
Elettronica
DIGITALizzazione
Processi
L’esperienza mostra che i soggetti IVA prevalenti (professionisti, microimprese) hanno fatto un importante
passo nella Digitalizzazione grazie alla Fatturazione PA ma sono ancora molti gli strumenti necessari.
Il soggetto IVA in Italia preferisce acquistare servizi invece di prodotti software:
• Riducono gli investimenti
• Si pagano a consumo (pay-per-use)
• Si scala quando serve un nuovo servizio

4. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Il Portfolio di Soluzioni di Digithera ad oggi è…
16/06/2017 4
Fatturazione
Elettronica
PA e B2B
Peppol
Conservazione
Sostitutiva
Automazione
Multicanale
del Ciclo
Attivo
Automazione
del Ciclo
Passivo
Liquidazione IVA
E
Dati di Fattura
(DTE e DTR) a partire
dai registri IVA in PDF
Supporto al Recupero
del Credito
Verso Clienti PA e
verso Clienti Privati
Gestione certificata
degli Ordini di Acquisto
?

5. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Introduzione ad una Soluzione Documentale
DIGITAL OFFICE
16/06/2017 5

6. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Soluzione Software Plug&Play (pronta all’uso) per la
gestione condivisa e digitale di tutta la
documentazione aziendale (modifiche, revisioni,
processi approvativi o di firma, archiviazione
elettronica, approvazione e protocollazione
documenti, PEC aziendali …).
Grazie alle funzionalità collaborative integrate, tutti
i processi precedentemente cartacei possono essere
dematerializzati, dalla creazione del documento fino
alla sua conservazione.

7. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Le funzionalità
principali
• Gestione file vari formati (autoCAD, Word, Excel,
Acrobat,…)
• Versioning documenti (mantenimento dello storico delle
precedenti versioni di un documento)
• Importazione dati e file pregressi contenuti nella cartella
FileSystem “Lavoro”
• Archiviazione file lavorati ed eventuale conservazione
sostitutiva (Faber System è accreditato AgID per la
Conservazione dei documenti informatici)
• Archiviazione automatica delle email relative alle
commesse
• Gestione utenti concorrenti in base alle richieste del
cliente
• Gestione e pubblicazione di documenti digitali
• Funzione Web Mail e PEC Manager Gestione del flusso
documentale tramite l’utilizzo di un Workflow di ricezione
ed invio documenti da email integrata
• Creazione profili autorizzativi diversificati

8. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Le funzioni principali
• Protocollazione dei documenti (creazione, gestione,
classificazione e protocollazione documenti)
• Workflow approvativi condivisi
• Firma digitale integrata con possibilità di firmare
documenti multipli, con dispositivo OTP solo per i
titolari di firma richiesti dal Cliente
• Scrivania virtuale per ogni addetto con
personalizzazione delle icone e dei menù
• Visualizzazione e tracciatura stato del documento e
gestione dello stato pratica
• Corso di formazione agli addetti

9. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
L’upload
Con Digital Office il caricamento dei documenti può essere
effettuato attraverso un gran numero di canali.
I documenti caricati possono poi essere elaborati e gestiti negli appositi
contenitori e infine conservati a norma.
Cloud

10. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Il cruscotto
MASCHERE SEMPLICI
L’interfaccia è molto semplice e
permette con un solo cruscotto di
inserire nuovi documenti o verificare la
presenza di documenti da firmare o
autorizzare.
La funzione dedicata alla Webmail
consente a ciascun utente la
visualizzazione delle email personali
per poter scegliere quelle da archiviare.

11. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Menu di accesso
rapido
Accesso Digital Office su Trylcon Windows
Con il doppio click sull’icona è possibile
accedere ai documenti uplodati. Con il
tasto destro del mouse sarà possibile
accedere ad un menù contestuale.
Avviato l’applicativo comparirà una
nuova icona nella TryIcon di
Windows (in basso a dx).
Menù accesso rapido

12. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
DIGITAL Office Folder
Cartella dove copiare/trascinare i documenti che, automaticamente, vengono
trasferiti su Digital Office.
Segnalazioni relative a problemi o anomalie
del sistema.
Accesso al portale Digital Office ed a tutte le
sue funzionalità.
Accedendo vengono visualizzati i file
trasferiti da Office Folder.

13. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Archiviazione
via Digilink
16/06/2017 13
Magic Folder: L’utente
seleziona la cartella da
monitorare poi,
trascinandovi i documenti,
Digilink li trasferisce
automaticamente e li
archivia su Digital Office.
Stampa Virtuale: Da
qualunque applicazione
l’utente seleziona la
stampante Digilink e, con la
stampa, Digilink trasferisce il
PDF del documento (ed
eventuali allegati)
automaticamente e li
archivia su Digital Office.

14. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Versioning
Il sistema, integrato con gli applicativi Office, come Word, Excel e Outlook
permette il salvataggio del documento direttamente in con un semplice click.
I documenti, inoltre, possono essere caricati tramite:
- Mail
- PEC
- WEB: direttamente dal portale

15. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Versioning
Il salvataggio in permette il versioning dei file.
In ogni contentitore è possibile consultare e scaricare le versioni
dei file salvati in precedenza in Digital Office.

16. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
DIGITAL OFFICE
Folder
Il sistema è integrato con il motore di posta elettronica
Webmail che consente al cliente di visualizzare e gestire
tramite un unico accesso qualsiasi casella email a lui
assegnata.

17. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Digital Office è integrato dalla soluzione PEC Manager che consente di
gestire con semplicità più caselle PEC aziendali, conservare a norma le
email PEC contenute e condividerle con terzi in piena sicurezza.
Gestione caselle PEC aziendali Conservazione a norma caselle PEC
aziendali
Invio multicanale caselle PEC
aziendali
Integrazione con i workflow aziendali
Sicurezza nella gestione delle PEC
DIGITAL OFFICE
PEC Manager

18. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Web
Si accede al portale web di Digital Office e a tutte le sue
funzionalità:
- Nuovi documenti
- Tutti i documenti
- Protocollati
- Respinti
- Da approvare
- Assegnati
- Da firmare
- Cestino
- Posta in arrivo
- Posta inviata
- Fascicoli
- Documenti conservati
Main Menu Digital Office

19. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Documenti Office
Nuovi documenti:
Qui sono archiviati i documenti trasferiti da OFFICE Folder, archiviati secondo indici
obbligatori.
Cliccando due volte sulla riga del
documento si apre la maschera
con tutte le relative informazioni.
E’ possibile procedere
all’inserimento di informazioni
aggiuntive come l’invio diretto ad
un workflow (es. approvativo, di
firma), protocollarlo, allegarlo ad
un fascicolo con altri documenti o
inviarlo in modalità multicanale.

20. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Documenti da
registrare
Tutti i documenti:
Qui sono presenti tutti i documenti archiviati su (fatture, lettere, verbali). Ogni
documento può essere condiviso o inviato in approvazione o firma, incluso in un
fascicolo o essere semplicemente archiviato. Sono riportate tutte le informazioni
ad esso relative (data di ricezione, eventuali note, ufficio di competenza, tipo di
documento,…).

21. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Protocolli Protocollati:
Qui sono contenuti i documenti protocollati in entrata con le relative
informazioni (documento, copia conforme, protocollo, utente registratore, data
registrazione, mittente, classe e sottoclasse, fascicolo di riferimento, firma,
utente di riferimento, tipo di documento, stato del documento, allegati, note,…).

22. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Documenti da
firmare
Respinti:
Qui sono contenuti i documenti mandati in approvazione che però sono stati
respinti dall’Utente Approvatore.
Nella sezione note è possibile visualizzare la motivazione della decisione di
respingimento del documento.

23. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Documenti da
firmare
Da approvare:
Qui sono contenuti i documenti in attesa di essere approvati. I documenti inviati
in approvazione vengono visionati dal responsabile di riferimento e possono
essere approvati o respinti.
Una volta che il documento è stato approvato, è possibile decidere la nuova
operazione da eseguire.

24. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Archiviati
Assegnati:
Qui sono contenuti i documenti archiviati con le relative informazioni:
numeratore, documento allegato, utente registratore, data di archiviazione, esiti
invio dei documenti, classe e sottoclasse, eventuale fascicolo.
Il documento può essere visionato e modificato dall’utente a cui è stato
assegnato.

25. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Archiviati Da firmare:
Qui sono contenuti i documenti in attesa di essere firmati tramite Firma OTP. Il
documento in seguito può essere smistato agli ufficio di competenza. In caso di
anomalie, il documento può essere respinto.

26. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Fascicoli Cestino:
Qui sono contenuti i documenti eliminati.
I documenti possono essere eliminati definitivamente o essere ripristinati allo
stato precedente dell’inclusione nel cestino.

27. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Email da smistare
Posta in arrivo:
Qui sono presenti le email ricevute. Anche le mail possono essere condivise o
inviate in approvazione o firma, incluse in un fascicolo o essere semplicemente
archiviato. Sono riportate tutte le informazioni ad esso relative.

28. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
WebMail
Posta inviata:
Da qui è possibile controllare le proprie email accedendovi direttamente da
WebMail. Anche in questo caso

29. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Fatture
Fascicoli:
Qui sono contenuti i documenti appartenenti ad un determinato fascicolo. le
mail possono essere condivise o inviate in approvazione o firma, incluse in un
fascicolo o essere semplicemente archiviato. Sono riportate tutte le
informazioni ad esso relative.

30. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
Conservazione
Sostitutiva
Documenti conservati:
Tutti i documenti gestiti tramite Digital Office possono poi essere conservati a
norma.
In questo contenitore è possibile consultare tutti i documenti conservati.

31. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
DIGITAL OFFICE
I punti di forza
• Caricamento immediato su senza la necessità di accedere al
portale
• Nessun limite alle dimensioni dei file gestiti (es. file AutoCAD)
• Versioning: opzione che permette di mantenere tutte le
precedenti versioni di un file
• Check-in/Check-out: regolamentazione delle modifiche di un
documento da parte di più utenti
• Gestione funzioni di protocollazione, invio a workflow, invio
multicanale, fascicolazione da unica interfaccia
• Soluzione WEB Browser senza installazione di software
• Manuale online e servizio di Help Desk
• Archiviazione dati ed immagini su server sicuri e certificati
• Gestione utenti e controllo degli accessi
• Motore di ricerca veloce ed intuitivo: ogni documento
archiviato potrà essere ricercato a posteriori partendo dagli
indici inseriti
• Tracciatura di qualsiasi documento caricato, completa di
indicazione della ricezione da parte del destinatario
• Possibilità di estrarre liste di dati direttamente dal sistema in
base al profilo utente definito
• Procedure a norma di legge

32. CONFIDENZIALE – TUTTI I DIRITTI RISERVATI
Grazie per l’attenzione
16/06/2017 32
Gerri Cipollini
Amministratore Delegato - Digithera s.r.l.
Cell. 335-1410367
Tel. 059.8638664
email. g.cipollini@digithera.it
web: www.digithera.it
http://youtu.be/ppX1TazraL8