Standards im Records Management & MoReq2 Dr. Ulrich Kampffmeyer 31. DGI-Online-Tagung 2009 Frankfurt, 15. Oktober 2009 1) Einführung: Records und Records Management 2) Standards: Records Management und Digital Preservation Standardisation 3) MoReq: Status, Anwendungsbereich und Vision von MoReq2 4) Studien: Der Markt für Records Management 5) Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management 6) Ausblick: Die Zukunft von Records und Informations- Management

1. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Standards im Records Management & MoReq2 Dr. Ulrich Kampffmeyer 31. DGI-Online-Tagung 2009 Frankfurt, 15. Oktober 2009 P R O J E C TC O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Einführung: Records und Records Management Standards: Records Management und Digital Preservation Standardisation MoReq: Status, Anwendungsbereich und Vision von MoReq2 Studien: Der Markt für Records Management Herausforderung: BreakingtheBarriersof Traditional Records Management Ausblick: Die Zukunft von Records und Informations- Management

3. Einführung: Records und Records Management DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 3 von 225

4. Definitionen 1.2 … und das Problem der Übertragung englischsprachiger Begriffe in das Deutsche … Einführung: Records und Records Management

5. Whatis a Record? Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management

6. Was ist ein Record? Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management

7. Was ist ein Record? Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form spielt dabei keine Rolle, es geht um Inhalt und Rechtscharakter. Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte, Video- und Audiodateien, usw. Einführung: Records und Records Management

9. rechtlicheBedeutung

10. Kontext

11. Integrität

12. Unveränderbarkeit

13. Authentizität

14. KontrollierteMetadaten

15. Konsistenz

16. Klassifikation

17. und andere …Einführung: Records und Records Management

18. Whatis Records Management? Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management

19. Was ist Records Management? AlsFührungsaufgabewahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. (ISO 15489 Part 1) Einführung: Records und Records Management

20. Was ist Electronic Records Management? Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt. Einführung: Records und Records Management

21. Was ist Records Management? Records Management ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B. Papierdokumenten) elektronisches Records Management (Verwaltung von digitalen Objekten) Einführung: Records und Records Management

22. Was ist Records Management? Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (DeletionSchedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen Einführung: Records und Records Management

23. Was ist Records Lifecycle Management? Aufbewahrungsfristen aufbewahrungspflichtig aufbewahrungswürdig Entsorgung vonInformationen Regeln und Nachweis der Vernichtung Einführung: Records und Records Management

24. Was ist Records Lifecycle Management? Viele Dokumente Einige Records Einführung: Records und Records Management Wenige Archiv- Objekte

25. Was ist Records Lifecycle Management? Ambivalenz des Dokument-Begriffs Einführung: Records und Records Management

26. Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Die Begriffe „Record“ und „Records Management“ sind ungebräuchlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz Durch SAP wurde eine andere „Auffassung“ von Records Management weit verbreitet „Schriftgutverwaltung“ der Begriff, der in der ISO 15489 Übersetzung verwendet wird Abhängig von den jeweiligen Ländern werden Begriffe wie „Dokument“, „Akte“, „Dossier“, „Akt“ oder „Vorgang“ im öffentlichen Bereich für „Record“ verwendet MoReq (1) ist nicht ins Deutsche übersetzt Einführung: Records und Records Management

27. Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Im deutschsprachigen Raum wurden die Softwareprodukte als DMS Dokumentenmanagementsysteme (Document Management im weiteren Sinn) oder „Elektronische Archivierung“ (Digital Preservation) vermarktet Diese Produkte haben viel Records Management Funktionalität, wurden aber nicht als Records Management positioniert Einführung: Records und Records Management

28. Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz Der Begriff Records Management ist bekannt in der „akademischen Records Manager Welt“ im öffentlichen Sektor in der Schweiz in der Pharmaindustrie in der Finanzbranche Es gibt in DACH eine etwas andere „Records Management Kultur“ als im angloamerikanischen Sprachraum … Einführung: Records und Records Management

29. Standards: Records Management und Digital Preservation(Langzeitarchivierung) Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 20 von 225

30. Standards betreffen unterschiedliche Ebenen Technik Methoden Architekturen Funktionalität Protokolle Formate Abläufe Metadaten Schnittstellen Verfahren Analysen und Darstellungen Betrachtungsweisen …und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte Standards: Records Management und Digital Preservation

31. Records Management Terminologie Standards: Records Management und Digital Preservation …einige nennen dies jetzt MoReq1

32. Erstellen und Erfassen von Records … Wer hat dies jemals verwendet? Standards: Records Management und Digital Preservation

33. Erstellen und Erfassen von Records Standards: Records Management und Digital Preservation … dies ist das Format, das die Amerikaner nicht mögen …

34. Klassifikation von Records Standards: Records Management und Digital Preservation

35. Records Management: ISO 15489 Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“ Standards: Records Management und Digital Preservation

37. Glaubwürdigkeit

38. Integrität

39. BrauchbarkeitStandards: Records Management und Digital Preservation In vielenTeilen von MoReq2 gehtesbesonders um die Brauchbarkeit und Anwendbarkeit!

40. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik Standards: Records Management und Digital Preservation

41. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden Standards: Records Management und Digital Preservation

42. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Aufbewahrungsfristen und Vernichtung Standards: Records Management und Digital Preservation

43. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation

44. Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation

45. Metadaten Standards: Records Management und Digital Preservation

46. Auffinden, Präsentieren undErschließung Auffinden und Präsentieren Inhaltliche Erschließung Standards: Records Management und Digital Preservation

47. ICA International Council on Archives Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) Die Endversion des Standards wurdedem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert. Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente, wobeijedesausfolgendenTeilenbesteht: a. demNamen des Elementes b. einem Statement zumZweck des Elementes c. einem Statement zu den Regeln und Daten- Constraints, die auf das Element anwendbarsind d. womöglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regelzuimplementierenist Standards: Records Management und Digital Preservation

48. Das Ziel des Projektsistes, global einheitlichePrinzipien und funktionelleAnforderungen an Software, die zumErzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetztwird, zudefinieren. Die Suite von Richtlinien und funktionellenAnforderungenist in dreiModulenorganisiert: Module 1 Overview and Statement of Principles Module 2 Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems Module 3 Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems ICA - Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments Standards: Records Management und Digital Preservation

49. Übermittlung & Migration Übermittlung Migration Standards: Records Management und Digital Preservation Der Ausdruck Migration selbst ist mehrdeutig …… genereller Erfassungsprozess … Ersetzen eines alten Systems und Datentransfer … kontinuierliche Migration als Strategie

50. Langzeitarchivierung/Digital Preservation Standards: Records Management und Digital Preservation

51. Langzeitarchivierung/Digital Preservation … wird für einen Archivierungsstandard gehalten?! Standards: Records Management und Digital Preservation

52. OAIS Reference Model Standards: Records Management und Digital Preservation Records Management ist der ideale Eintrittspunkt in ein Archiv

54. Interfacing

55. Lebenszyklus Information

56. Sicherheit und AufrechterhaltungStandards: Records Management und Digital Preservation

57. Records und Archive Records Management = Archivierung? Nein. Records beinhalten ‘live’ Informationen. Records werdenbeidertäglichenArbeitverwendet. Einige Records sollten ins Archivüberstelltwerden. MoReq2 handeltnicht von Archiven – esgeht um Records in verschiedenstenAusprägungen. Records Management istnichtnur “vor-archivischeSchriftgutverwaltung”. Standards: Records Management und Digital Preservation

58. Dokumentenformate ISO 32000 : 2008 PDF … ist noch der Bedarf gegeben? PDF/A-1 oder PDF/A-2? Standards: Records Management und Digital Preservation Microsoft kontra ISO 26300 ODF Open Document Format

59. Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation

60. DoD 5015.2 DoD 5015.2: Standard des amerikanischen „Department of Defense“ für Dokumentenmanagement Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 Records Management geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen Zuletzt aktualisiert 2007 Standards: Records Management und Digital Preservation

61. Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation

62. Software Zertifizierung Standards: Records Management und Digital Preservation

63. Internationale Standards im ERMS- Umfeld Rechtliche Empfehlungen Standards: Records Management und Digital Preservation

64. DOD 5015.2 GUID ISO 15801, 12654 XML ISO 12033 Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 PDF/A CAPTURE USE ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216 X.509, XKMS CREATE PRESERVE PDF/A RECORDS ISO 12037 DESTROY TRANSFER MANAGE STORE MoReq2, ISO 15489 ISO 15801, 12654 ISO 12142 DOD 5015.2 Abdeckung Standards: Records Management und Digital Preservation

65. DOD 5015.2 GUID ISO 15801, 12654 XML ISO 12033 Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 PDF/A CAPTURE USE ISO 18492, OAIS RFC 2821, 2822, TIFF, JPEGISO 216 X.509, XKMS CREATE PRESERVE PDF/A RECORDS ISO 12037 DESTROY TRANSFER MANAGE STORE MoReq2, ISO 15489 ISO 15801, 12654 ISO 12142 DOD 5015.2 Abdeckung Standards: Records Management und Digital Preservation MoReq2

67. Standards garantieren per se keine Investitionssicherheit und keine ewige Informationsverfügbarkeit – Standards können nur ein Element in einer umfassenderen Information-Management-Strategie sein. Standards: Records Management und Digital Preservation

68. MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 DLM Forum MoReq: Status, Scope and Vision of MoReq2 DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 52 von 225 Dr. Ulrich Kampffmeyer | DLM Network EEIG | Innova.doc 2009 | Barcelona | 06.10.2009 | Slide 52 of 141

69. MoReq ModelRequirements for the Management of Electronic Records herausgegeben von derEuropäischen Kommission und dem DLM Forum MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

71. MoReq(1) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

72. MoReq: Model Requirements for Electronic Records Management (ERM) 2001 fürEuropaveröffentlicht – aberinzwischenAnwendung auf derganzen Welt verbreitet Angeregtvom DLM Forum, finanziert von derEuropäischenKommission (IDA) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

73. MoReq1: Die Historie 1994 Entstehung des DLM-Forums nach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen 1996 Initiative des DLM-Forums Bedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive 2000/2001 Erstellung von MoReq im Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell 2001 Veröffentlichung in elektronischer Form 2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

74. MoReq1 Unabhängig in 11 Sprachenübersetzt, bzw. in nationaleVersionenumgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden) Referenzdokument in Finnland und Dänemark GesetzlicheGrundlage in Slowenien (seit 2006) Nicht in die deutsche Spracheübersetzt MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Croatian Czech Dutch Fr ench Hungarian Italian Portuguese Russian Sloveni an Spanish Brasil

75. MoReq2 MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

76. MoReq2 isteineevolutionäreWeiterentwicklung von MoReq1 verbessert und erweitert MoReq1 aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neueTechnologien und Regularien modularisiert MoReq1 nutztzahlreiche “Best Practices” und inkorporiertbewährte Standards ergänzt MoReq1 um eineTestsuite und einZertifizierungsverfahrenfürSoftwareprodukteunterderFederführung des DLM-Forums wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

77. MoReq2: Die Historie 2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq 2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektesdurch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums 2006 Beauftragung der ErstellungDen Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte 2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen 2008 VeröffentlichungRequirements am 13. Februar 2008 auf Englisch; Testmaterial undXML-Schema im Laufe des Jahres 2008 erschien MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

79. Der Scoping study report isthiererhältlich: http://tinyurl.com/5w5afkMoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

80. Editorial Board MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Miguel Camacho, Sadiel, Spanien Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland Paul Murphy, Finanzministerium, Irland Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England Anne MetteDørum, National Archives, Norwegen Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Kanada

81. Project Officer DLM Forum European Commission Management Editorial Administration Team Board Team Test Framework Semi - Independent Authoring Development Team Reviewer Team Archives Specialists Users Vendor Panel Panel Panel Panel Die Projekt-Struktur MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

82. MoReq2 Anbieter Panel Fast die gesamte Records Management Industrie: MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

83. MoReq2 Specialists Panel dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET) document@work, Belgien International Council on Archives Records Management Society, England Records Managers Guild, Russland Scientific Archivists Group, UK & Europa The Society of Archivists, Irland International Records Management Trust ARMA International, USA MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

84. MoReq2 Archives Panel Archives Générales du Royaume de Belgique ArhivRepublikeSlovenije (Slowenien) Czech Republic Ministry of the Interior National Archives of Malta Instituto dos ArquivosNacionais (Portugal) StatensArkiver (Dänemark) LatvijasArhivi (Litauen) TeilnahmeweiterereuropäischerNationalarchivedurch das DLM Forum (Archiv-Panel) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

85. MoReq2 Anwenderpanel ABN Amro (UK) Aksiom (Croatia) Artefactual Systems inc (Canada) Archives of Manitoba (Canada) Astra Zeneca R&D Charnwood (UK) Auckland Regional Council (New Zealand) Banco de Portugal (Portugal) Bently Historical Library (USA) BHP Billiton Archives (Australia) Cactus Tecnologia (Spain) Central Library of BAS (Bulgaria) Cimtech (UK) Citigroup (USA) Commission for Social Care Inspection (UK) Credit Suisse Securities (Europe) (UK) CSC Australia (Australia) Department of Information and Communication Studies (Namibia) Derbyshire County Council (UK) Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK) Dorset County Council (UK) DRF and Associates (USA) Electronic Office Systems (Russia) Emmerson Consulting (UK) Environment Agency (UK) Essex County Council (UK) European Central Bank (Germany) European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg) Federal Court of Australia (Australia) Government Centre for Informatics (Slovenia) Group 5 Training (UK) Home Office (UK) House of Lords Records Office (UK) IMERGE Consulting (USA) Indiana University (USA) INFORA GmbH (Germany) Information Handy Man (UK) Information Society Development Comittee (Lithuania) International Fund for Agricultural Development (Italy) Isle of Man Public Record Office (UK) Joint Research Centre of the European Commission ) Landcorp (Australia) Leicestershire County Council (UK) Lilly (France) Lilly (USA) Mid Sweden University (Sweden) National Agency for Medicines (Finland) National Health Insurance Fund (Bulgaria) Norfolk County Council (UK) Nova Scotia Archives & Records Management (Canada) Outokumpu Technology PTY (Australia) Petro Canada (UK) University College Dublin (Ireland) Varma Mutual Pensions Ins (Finland) Wiltshire County Council (UK) Xerox Corp. (USA) Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia) Rail Corp, Information and Records Management (Australia) Recordkeeping Innovation (Australia) Records & Archive Services (Australia) Records Management Association Australisia (Australia) Riigikantselei (Estonia) Royal Mail Group (UK) Royal Pharmaceutical Society of GB (UK) SABIC Europe (The Netherlands) Salford City Council (UK) Servei de Gestió Documental, ArxiusiPublicacions (Spain) Service eLuxembourg (Luxembourg) Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain) Sirius Systems France (France) StadsarchiefAntwerpen (Belgium) Staffordshire County Council (UK) State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia) Swansea CC (UK) SWIM (New Zealand) The Varendorff Consultancy ABN (Australia) Universität Hamburg (Germany) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

86. Die MoReq2 Spezifikation MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

87. MoReq2: Die Spezifikation MoReq2 ist eineSpezifikation, die die Einsatzmöglichkeiteneiner guten, allgemeinen elektronischen Records- Management-Anwendung beschreibt. Kostenloserhältlichunter: www.moreq2.info www.moreq2.eu www.moreq2.de MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

88. MoReq2: Die Spezifikation 235 Seiten Requirements 794 Anforderungen Funktional – nicht-funktional Obligatorisch/vorgeschrieben- wünschenswert Kernanforderung - optional Veröffentlichtals Microsoft Word, Microsoft Word 2007 und Adobe PDF MetadatenModell(nicht so vollständigwieandere, aber besserstrukturiert) NutzungvorhandenerNormenwie ISO 15489, 17421, 23081,u.a. MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

89. Inhalt von MoReq2 „Requirements“ (der eigentliche Standard) Datenmodell (Anhang 9) Test Framework XML Schema Zertifizierung MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

90. MoReq2.eu Spezifikation Metadaten Model Test framework Material XML Schema Strukturder MoReq2 Ergebnisse MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

91. MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, RetrievalandPresentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

92. MoReq2 Inhaltsverzeichnis Introduction Overviewof ERMS Requirements ClassificationSchemeand File Organisation Controls and Security Retention and Disposition Capturing Records and Declaring Records Referencing Searching, RetrievalandPresentation Administrative Functions Optional Modules Non-Functional Requirements Metadata Requirements Reference Model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Die klassischen Records Management Funktionen

93. MoReq2 Optionale Module 10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records 10.2 Disposition of Physical Records 10.3 Document Management and Collaborative Working 10.4 Workflow 10.5 Casework 10.6 Integration with Content Management Systems 10.7 Electronic signatures 10.8 Encryption 10.9 Digital Rights Management 10.10 Distributed Systems 10.11 Offline and Remote Working 10.12 Fax Integration 10.13 Security Categories MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

94. MoReq2 Anhänge Appendix 1 – Reference Publications Appendix 2 – Development of this Specification Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form Appendix 4 – Acknowledgements Appendix 5 – Correspondence to Other Models Appendix 6 – Date Processing Appendix 7 – Standards and Other Guidelines Appendix 8 – Changesfromthe Original MoReq Appendix 9 – Metadata Model MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

95. Aufbau des Standards MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

96. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE ERM Funktionen (MoReq2) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

97. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE 8 Kategorien für Funktionalität MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Marc Freskos Idee: 8 Basiskategorien von Funktionalität rund um Records

99. Test Material bereitgestellt

100. XML Schema fertiggestellt

101. Test Center Abkommen unterzeichnet

102. MoReq Governance Boardgegründet

103. Übersetzungen & Kapitel 0 in Arbeit

104. Als erste Records Management Software wurde das Produkt Folio von Fabasoft zertifiziertMoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

105. Status derÜbersetzungen In Arbeit Erledigt Katalanisch Französisch Polnisch Koreanisch Portugiesisch Russisch (2) Rumänisch Tschechisch MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2 Slowenisch Ungarisch

106. MGB MoReq Governance Board Das MoReq Governance Board hat die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Schutz von Markenrechten Kontinuität und Qualität des Inhaltes des MoReq Koordinationder Chapter Zero und derÜbersetzungder MoReq Spezifikation Verbreitung von MoReq durchPublikationen, Schulungen und andereMaßnahmen FortlaufendesProgrammfür die Maintenance & Entwicklungder Tests und derZertifizierung MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

107. MGB MoreqGovernance Board Mitglieder Martin WaldronInformConsult (England) Vorsitz Hans Fredrik Berg National Archive (Norwegen) Marc FreskoInforesight (England) Jon Garde Objective (England) Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT (Deutschland) Karl MayrhoferFabasoft (Österreich) Thomas Rumiimbus (Deutschland) JefSchram European Commission (Belgien) JozeSkofljanec Nation Archive (Slowenien) Rory Staunton Strategy Partners (England) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

108. MGB MoreqGovernance Board Erste Ergebnisse Richtlinie für den Zertifizierungsprozess Richtlinie für Pflege und Updates von MoReq Richtlinie für Übersetzer Richtlinie für Kapitel 0 DLM Forum und MoReq Website (September 2009) MoReqRoadmap Kontinuierliche Rückmeldungen bei Fragen von Übersetzern und Anbietern in Bezug auf technische Angelegenheiten MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

109. MGB MoreqGovernance Board Arbeitsgruppen • Brand Protection (BPWG) • Dissemination and Training (DTWG) • Maintenance and Innovation (MIWG) • Testing and Certification (TCWG) • Translation & Chapter Zero (TZWG) MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

111. Aufgabe für MoReq2 in 2009:Den Nutzen herausstellen Es istnotwendig, den Wert und den Nutzen von MoReq2 aufzuzeigen: SogareinekomplexeStrukturkannleichtmitmodernen Software-Architekturen, Applikationen und Benutzerschnittstellenbenutztwerden Wenn man MoReq2 richtigeinsetzt, hilft dies, Geld zusparen und die Effizienzzusteigern NichtjederbrauchtjedeFunktion: man muss den modularenAnsatzpassendanwenden Die Systememüssennichtnur die MoReq2-Funktionalität beherrschen, sondernauch die BüroangestelltenbeiihrerTagesarbeitunterstützen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

112. Beispiele aus der Spezifikation MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

115. Metadatenfür Records

116. Basis für XML SchemaDerGroßteilder MoReq2-User kann diesesMetadatenModellignorieren MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

119. Capture Subsysteme DetaillierteAnforderungenfür: E-Mail Integration Abfrage von Subsystemen Faxserver MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

120. Workflow Integration mit Records Verwaltungsfunktionen z.B. eine Workflow Instanzistein Record ErlaubtauchUnterbrechungenvon Records-Management-Prozessen, um andereECM-Anwendungenzubenutzen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

122. Transmitting copies

123. Common repository

124. Spezielle Web-CMS-Funktionalität,z.B. für “style sheets”

125. Berücksichtigung von CMS-Metadaten

126. befasstsichmitVersionen

127. Audit trailMoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

128. MoReq2 XML Schema MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

129. MoReq2 XML-Schema Entitäten MoReq2-Class.xsd - Class entitydefinition. MoReq2-Component.xsd - Componenetentitydefinition. MoReq2-Entity_Agent.xsd - Entity Agent relationshipdefinition. MoReq2-File.xsd - File entitydefinition. MoReq2-Group.xsd - Group entitydefinition. MoReq2-Record.xsd - Recordentitydefinition. MoReq2-Record_Redaction.xsd - RecordRedationdefinition. MoReq2-Record_Type.xsd - Record Type definition. MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Retentional & dispositionscheduledefinition. MoReq2-Role.xsd - Roleentitydefinition. MoReq2-Sub-File.xsd - Sub-File entitydefinition. MoReq2-User.xsd - User entitydefinition. MoReq2-Volume.xsd - Volume entitydefinition MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

131. Basiert auf demMetadatenmodell

132. Erlaubt den Austausch von - Electronic Records - Aggregationen (Akten, Klassen etc.) - Klassifikations-Schemata VorgesehenhauptsächlichfürSoftware-Anbieter MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

133. MoReq2 ConformanceTesting MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

135. Über 1000 Seiten

136. KonformmitIEEE 829 - Standard for Software Test Documentation

137. ReferenzierteindeutigzurSpezifikation und detailliert dieSpezifikation

138. KomponentenkombinierzurAnpassung an spezifischeTestszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten

139. Beinhaltet

140. Test -Daten

141. Testskripte und undAnweisungen

142. ErwarteteErgebnisse

143. Hauptsächlichgedachtfür Software-Unternehmen;kannaberauch von Anwenderunternehmenfür dieDurchführung von Tests und Abnahmenbenutztwerden MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

144. Conformance Tests MoReq2 Test Framework Dokumentation zum Testen der Übereinstimmung eines ERMS mit MoReq2 abhängig von „Obligatory“ und „Optional“ sowie „Core Module“ und „Optional Module“ Durchführung in definierten Hard- und Software-Umgebungen (Angabe in der Zertifizierung) Es gibt nur die Bewertung „Erfüllt“ oder „Nicht-erfüllt“ Testbarkeit der Kriterien Y formal testbare Anforderung z.B. minimal 3 Hierarchiestufen im Klassifikationssystem N nicht formal testbare Anforderung z.B. Unterstützung des Klassifikationssystems des Unternehmens P teilweise testbare Anforderung. z.B. unbegrenzte Anzahl Hierarchiestufen MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

145. Anwendung von MoReq2: Z.B. Nutzung in Ausschreibungen BedachteAnwendung von MoReq2 beiAusschreibungen: nichteinfachalleskopieren! IndividuelleAnpassung an die Anforderungen Heraussuchenderfür den AnwendungsfallrelevantenKriterien Nutzungderoptionalen Module, dahier die EffizienzpotentialeimProzess-Management liegen HinzufügenindividuellerAnforderungen, besondersfür: Integration in andereSysteme AllgemeineAnforderungensindzuspezifizieren (z.B. Performance) Rollen- und Zugriffskontrollen NotwendigezusätzlichenMetadaten und Funktionalität Nur die Veränderungen (Ergänzungen) von MoReq2 in derAusschreibungveröffentlichen AlleÄnderungen die an derBasisspezifikationvorgenommenwerden, müssen in derAusschreibunghervorgehobenwerden Zertifizierte Software-Produktesind in 2009 verfügbar! MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2

146. Studien: Der Markt für Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 103 von 225

147. Records Management: Eine Marktsicht Records Management als Teil von ECM Enterprise Content Management DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Der Markt für Records Management

148. Der ECM- und Records Management- Markt: internationale Studien Der Markt für Records Management

149. Marktstudien Gartner, Forrester & Co. Records Management Funktionen und Anbieter Positionierung Der Markt für Records Management

150. Gartner Group 2008 „MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management

151. Gartner Group 2008„MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management

152. Gartner Group 2009„MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management

153. Gartner Group 2009 „MarketScope for Records Management“ Der Markt für Records Management

154. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management

155. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management

156. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management

157. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management

158. Forrester Wave Records ManagementAugust 2009 Der Markt für Records Management

159. … und wo sind die deutschen Anbieter? Da es den Begriff „Records Management“ in der deutschen Szene nicht gibt (im akademischen Bereich und bei den Archiven wird von Schriftgutverwaltung gesprochen) fehlen auch die Angebote. Viel Funktionalität ist in Dokumentenmanagement- und Archivsystemen vorhanden, ohne dass es sich um explizite Records Management Ausprägungen handelt. Der Markt für Records Management

160. DataMonitor ERDM Studie2008 Autonomy HP Open Text Der Markt für Records Management

161. Marktstudien AIIM Association for Information and Image Management international Records Management Anwendung und Perzeption Der Markt für Records Management

163. Half of organisations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping.

164. But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records. Der Markt für Records Management

166. 71% of organisations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.

167. For 25% of organisations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.

168. There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records. Der Markt für Records Management

170. Of those organisations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.

171. 38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records. Der Markt für Records Management

173. 35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.

174. Half of organisations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud. Der Markt für Records Management

176. Over 70% of organisations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.

177. Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.Der Markt für Records Management

178. AIIM Studie 2009 What is the most significant business driver for document and records management technologies in your organization? N=476 Der Markt für Records Management

179. AIIM Studie 2009 How long would it take to produce all of the organisational information related to a formercustomerorconstituent? N=468 Der Markt für Records Management

180. AIIM Studie 2009 For each type of content, evaluate the degree of control that exists in your organisation in managing it: N=462 Der Markt für Records Management

181. AIIM Studie 2009 How would you best characterize your organisation’s experience with document management and recordsmanagement? N=478 Der Markt für Records Management

182. AIIM Studie 2009 How would you describe the return on investment (ROI) of your document/records management or ECM system? N=289, (excluding “not measured”) Der Markt für Records Management

183. AIIM Studie 2009 Have you implemented Microsoft SharePoint 2007 (WSS/MOSS) in your organization? N=406 Der Markt für Records Management

184. AIIM Studie 2009 Do you currently use or have immediate plans to use SharePoint 2007/MOSS in the following applications? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management

185. AIIM Studie 2009 Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organization with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management

186. AIIM Studie 2009 How are each of the following managed in your ECM environment? N=281, >10 emps, non-trade (“Not applicable to our business” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management

187. AIIM Studie 2009 Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organisation with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users) Der Markt für Records Management

188. AIIM Studie 2009 What are your plans for using a remotely hosted or outsourced “Software as a Service” (SaaS) or a Cloud solution for your document and records management? N=350 Der Markt für Records Management

189. AIIM Studie 2009 The following are typical problems that can occur during the course of a records or document management implementation. Please select the TOP THREE problems that have affected your organization (please check ONLY THREE) Der Markt für Records Management

190. AIIM Studie 2009 The following are typical aspects of ECM products that would affect your choice of new products or satisfaction with existing products. Please select the TOP THREE that you consider to be the most important: Der Markt für Records Management

191. AIIM Studie 2009 How do you think your organisation’s spending in 2009 on each of the following technologies will compare with what was actually spent in 2008? N=274, >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management

192. AIIM Studie 2009 How do you think your organisation’s ECM spending in the following areas will be in 2009 compared to 2008? N=274 >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.) Der Markt für Records Management

193. PROJECT CONSULTRecords Management & MoReq 2 Marktstudien 2007/2008/2009 Der Markt für Records Management

194. Drei Roadshow-TeilnehmerbefragungenEine Marktstudie Der Markt für Records Management

195. PROJECT CONSULT Marktstudien Um MoReq2 besser bekannt zu machen, führte PROJECT CONSULT drei Roadshows in 2007, 2008 und 2009 durch. Auf den Roadshows wurde immer das gleiche Teilnehmerbefragungsformular benutzt. 2008 wurde im Vorfeld der Roadshow eine Befragung über das Internet mit getrennten Fragebögen für Anwender und Anbieter durchgeführt. Der Markt für Records Management

196. Roadshow Teilnehmerbefragungen Daten und Methodik Umfragebögen wurden am Ende des Events verteilt Einfach-/Mehrfach-Auswahl mit 2-6 Antwortmöglichkeiten 2007, 2008 und 2009 die gleichen Fragen 2007 und 2008 92 vollständig ausgefüllte Fragebögen, 2009 51 Fragebögen 2007:gemischtes Publikum, nur Germany 2008, 2009:gemischtes Publikum, Deutschland, Österreich und Schweiz Viele Bögen waren personalisiert, was die Möglichkeit von „gewisser“ Ausdifferenzierung in Bezug auf die verschiedenen Bereiche bot Nur „interessierte“ Personen … Der Markt für Records Management

197. Roadshow Teilnehmerbefragungen Fragen: Wie ist Ihr Verständnis von Records Management? Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein? Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen? Bedeutung von Records Management Standards? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen? Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen? Branchenfokus von MoReq2? Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein? Der Markt für Records Management

198. Internetumfrage Daten und Methodik ~ 2700 E-Mail-Adressen & Fragebogen zugänglich via Web 22.April bis 23.May 2008 Authentifizierung der Teilnehmer durch Übersendung Passcode per E-Mail 6 Fragen der Umfrage plus 18 weitere; detaillierter Single-/Multi-select mit 2 bis 30 Optionen Separate Fragebogen für Anwender und Anbieter Unterschiedliche Fragen/Formulierungen für Anwender und Anbieter 236 versendete Passcodes; 171 verwendete Passcodes Verwendbare Daten (vollständig ausgefüllte Fragebögen 112): Anbieterbögen: 69 Anwenderbögen: 43 27% öffentlicher Bereich, 13% Versicherungen, 11% Dienstleister, alle anderen unter 10% Hauptsächlich Großunternehmen, die in mehr als einem Land aktiv sind Umfrageergebnisse anonymisiert Der Markt für Records Management

199. Internetumfrage Fragen zu: Branche, Position, Land, Größe Definition von Records Management / Übersetzung Anwendung und Einsatz von Records Management Lösungen Allgemeine Relevanz von Records Management Anwendungsgründe / Anwendungsbereiche Relevanz für bestimmte Anwendungsbereiche und Branchen Relevanz von Records Management für für die Erfüllung nationaler und internationaler Compliance-Vorgaben Wissen über und Bedeutung von Records Management Standards und ähnlichen Standards Der Markt für Records Management

200. Internetumfrage Fragen zu: Die wichtigsten Funktionen von Records Management (MoReq2 kernelmodules) Die wichtigsten Ergänzungsfunktionen (MoReq2 optional modules) elektronisches und papierbasiertes Records Management Bedeutung von Zertifizierung Zukünftige Auswirkungen von MoReq2 in Ihrem Land und in Europa? Welche Quellen Nutzen Sie, um sich über Records Management zu informieren? Der Markt für Records Management

201. Ausgewählte Ergebnisse der Roadshow-Umfragen2007/2008/2009 Der Markt für Records Management

202. Wie ist Ihr Verständnis von Records Management? Der Markt für Records Management

203. Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein? Der Markt für Records Management

204. Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen? Der Markt für Records Management

205. Bedeutung von Records Management Standards? Der Markt für Records Management

206. Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen? Der Markt für Records Management

207. Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen? Der Markt für Records Management

208. Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein? Der Markt für Records Management

209. Ausgewählte Ergebnisse der internetbasierten Marktstudie 2008 Der Markt für Records Management

210. Online-Marktstudie Zunächst wurde geklärt, was Records Management ist: ISO 15489 Definition Erklärungstext Links zu weiterführenden Artikeln und Präsentationen Die Befragung wurde mit Fragen über die Auffassung, Wissen über den Begriff, Fragen zur Terminologie etc. so dass davon auszugehen ist, das der Begriff Records Management richtig verstanden wurde. Der Markt für Records Management

211. Einsatz von RM: Anwender Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System? Der Markt für Records Management

212. Einsatz von RM: Anwender Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System? Es gibt einen Markt fürRecords Management! Aber wie groß ist er? Der Markt für Records Management

213. Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: AnwenderKombination von 2 Fragen … Der Markt für Records Management

214. Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: AnwenderKombination von 2 Fragen … Der Markt für Records Management

215. Einsatz von RM: Anwender Wie setzt ihr Unternehmen Records Management ein? (Mehrere Antworten möglich) Der Markt für Records Management

216. Einsatz von RM: Anwender Wie setzt ihr Unternehmen Records Management ein? (Mehrere Antworten möglich) Integration anderer Anwendungen ist wichtig! Der Markt für Records Management

217. Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz Anbieter Anwender Elektronischer Geschäftsverkehr Corporate Governance Qualität + Haftung Beweisfähigkeit Steuerrecht Handelsrecht Der Markt für Records Management National Branchen- spezifische Aufsicht International USA Europa Int. Branchen- spezifische Int. Aufsicht

218. Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz Anbieter Anwender Elektronischer Geschäftsverkehr Corporate Governance Qualität + Haftung Beweisfähigkeit Steuerrecht Handelsrecht National Branchen- spezifische Aufsicht International USA Europa Int. Branchen- spezifische Int. Aufsicht Der Markt für Records Management Anbieter glauben mehr an Compliance als Markttreiber!

219. Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein: Der Markt für Records Management

220. Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein: Dies soll Ihnen lediglich einen Eindruck der Details geben … Der Markt für Records Management

221. Relevanz: Anwender Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein: hohe Ausprägung … Compliance allgemein Transparenz Prüfbarkeit Prozessunterstützung Der Markt für Records Management Informationssicherheit Besserer Zugriff auf Informationen

222. Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (1) Anwender Anbieter Risiko Management Nachvollziehbarkeit Transparenz Corporate Governance Der Markt für Records Management WP Vorgaben 50% 81% Compliance

223. Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (2) Anbieter Anwender Wirtschaftlichkeit Sicherheit der Informationen Audit-Trails Elektronisch unter- stützte Prozesse Innovationsfähig-keit Der Markt für Records Management Wettbewerbs- fähigkeit

224. Standards und Normen: Anwender Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Der Markt für Records Management

225. Standards und Normen: Anwender Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Wirklich wichtig: ISO 15489 Irgendwie wichtig: MoReq2 Der Markt für Records Management Irgendwie wichtig: DOMEA

226. Standards und Normen: Anbieter Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Der Markt für Records Management

227. Standards und Normen: Anbieter Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant? Wichtig: ISO 15489 Sehr wichtig: MoReq2 Der Markt für Records Management Irgendwie wichtig: DOMEA

228. RM und Papierverwaltung: Anwender Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle: Der Markt für Records Management

229. RM und Papierverwaltung: Anwender Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle: Das kombinierte Management von elektronischen und Papier-Belegen ist eine wichtige Aufgabe! Der Markt für Records Management

230. Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz Der Markt für Records Management

231. Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz MoReq2 Der Markt für Records Management National zertifiziert vonunabhängigen Organisationen International zertifiziert vonunabhängigen Organisationen

232. Bedeutung von MoReq2 in DACH Hat ein einheitlicher europäischer Records Management Standard wie MoReq2 in DACH zukünftig eine größere Bedeutung als vergleichbare nationale Standards? Anbieter Anwender Der Markt für Records Management

233. Online-Marktstudie Einige weitere zusammengefasste Ergebnisse … Es gibt eine starke Tendenz, Records Management nicht mit „Schriftgutverwaltung“ zu übersetzen, sondern die Begriffe „Record“ und „Records Management“ zu verwenden Die Anbieter bieten mehr Funktionalität als nachgefragt wird, besonders in Bezug auf die optionalen Module. MoReq2-kompatible Produkte zu entwickeln kann kein so großer Aufwand sein Es ist wichtiger Records Management im täglichen Ablauf zu verwenden als für Archivierungs- oder Compliance-Anwendungen Der Markt für Records Management

234. Roadshow-Befragung 2007 Internet-Marktstudie 2008 Alle Ergebnisse sind erhältlich unter: http://www.Moreq2.de Die vollständige Foliendokumentation befindet sich in (PDF) dem Handout der MoReq2 Roadshow 2008http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband%202008.pdf Komplette Aufzeichnung (Video, Multimedia, Slides, Audio) der Präsentation auf doXtophttp://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/MoReq2-Roadshow-2008.aspx Der Markt für Records Management

235. … damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat … Wir brauchen die Übersetzung von MoReq2 ins Deutsche, um eine Akzeptanz zu erreichen – inklusive dem Kapitel „0“ für alle drei: Deutschland, Österreich und Schweiz, mitangemessenerÜbersetzung und Referenzierung von Terminologien 2. Wir brauchen ein „MoReq2 für Anfänger“ Buch für eine bessere Ausbildung und Argumentation in Bezug auf: MoReq2 hat einen praktischen Wert MoReq2 ist nicht zu komplex MoReq2 ist effizient MoReq2 unterstützt Ihr Business MoReq2 reduziert Ihre Risiken in Bezug auf Compliance MoReq2 Architektur und Funktionalität können sowohl mit „modernen“ Anwenderschnittstellen als auch Anwendungen genutzt werden MoReq2 Software kann zertifiziert werden, um Ihre Investition abzusichern Der Markt für Records Management

236. … damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat … 3. Wir brauchen mehr Ausbildungs-/Trainings-Veranstaltungen 4. Wir benötigen mehr ausgebildete Records Manager, die von MoReq2 wissen und MoReq2 unterstützen 5. Wir brauchen die Unterstützung der deutschen ECM-Industrie für MoReq2 Der Markt für Records Management

237. Ausweitung des Fokus von Records Management aufEnterprise Content Management Der Markt für Records Management

238. Definition von ECM “Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.” AIIM international 2008 Der Markt für Records Management

239. MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE Das ECM Modell Der Markt für Records Management

240. MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE Das ECM KomponentenModell Document Management Collaboration Web Content Management Der Markt für Records Management Workflow Business Process Management Records Management

241. MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM WF/BPM RM PRESERVE ECM & Records Management Der Markt für Records Management Records Management Ein integriertes Modul des Komponenten-Modells

242. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE Das MoReq2 Modell Der Markt für Records Management Die gleichen Begriffe wie in dem ECM Modell?!

243. CAPTURE USE CREATE PRESERVE RECORDS DESTROY TRANSFER MANAGE STORE Das MoReq2 Modell Capture Preserve RecordsManagement Der Markt für Records Management Manage Store Ein anderer Blickwinkel… Records sind der Mittelpunkt der Welt?!

244. Unterschiedliche Blickwinkel ECM: Records Management als eine integrierte Komponente RM nach MoReq2: Records Management im Zentrum, weitere ECM- Komponenten als Satelliten Der Markt für Records Management

245. ECM-Funktionen rund um Records Management Der Markt für Records Management

246. Markttreiber für die Weiterentwicklung Der Markt für Records Management

247. Markttreiber für die Weiterentwicklung von Records Management ComplianceWachsende regulatorische Anforderungen in Bezug auf die Dokumentation von elektronischen Geschäftsvorgängen IntegrationZunehmende Integration von Records-Management-Funktionalität in Fachanwendungen, ERP Enterprise Ressource Management, CRM Customer Relationship Management und PLM Produkt Lifecycle Management Einbezug von DatensätzenNicht nur Dokumente und Akten sondern auch Daten aus Anwendungen, Protokolldateien und Datenbanken sind ebenfalls aufbewahrungspflichtige Records Web 2.0 FunktionalitätNeue Softwarewarefunktionalität, besonders aus dem sogenannten „2.0“-Umfeld, stellt neue Herausforderungen an Records Management Der Markt für Records Management

248. Records Management als Infrastruktur auch im Web Records Management wird inzwischen (mit Einschränkungen) auch als SaaSSoftware as a Service angeboten. Mit der Nutzung von Web-basierten Applikationen, entsteht der Bedarf, die entstehenden Records entweder sicher auch im Web oder aber als Kopie im eigenen System zu speichern. Der Markt für Records Management

249. DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 195 von 225

250. DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 The positive Aspect is, this Die Informationsflut…

251. DLM Forum RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2008 The positive Aspect is, this Die gute Nachricht ist, dass diese Welle noch nicht die Registraturen und Archive erreicht hat …

252. Drei große Herausforderungen Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

254. Blogs, Twitter, Instant Massages & Wikis

255. ProprietäreFormatefür Multimedia-Objekte

256. Mashups & verteilteRessourcen

257. Nicht-persistente URLs

258. etc., etc., etc.Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

259. Die technologische Herausforderung Vielleichtsolltenwirsogarerneut die Diskussionaufnehmen, ob wireine Definition füretwaswieein“digitales Original” brauchen ... Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

261. “Digital immigrants” versus “digital natives”

262. “Always online”

263. NeueWegederKommunikation und Interaktion

264. Rights Management & Datenschutz

265. etc., etc., etc.Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

266. Die kulturelle Herausforderung Vielleichtsolltenwirerneut die Diskussionaufnehmen, über die Zukunft der „Informationsgesellschaft“ und die sozialen Auswirkungen dessen, was wir tun. Und auch die „Digital Addicts“ dürfen nicht vergessen werden … Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

268. FehlendeEinschätzung des Wertes von Information

270. Einige besondere RecordsManagement Herausforderungen VielleichtmöchtenSie den Begriff “Records Manager” auchdurch den Begriff “Archivar” oder “Bibliothekar” ersetzen … Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

271. Einige Provokationen Records Manager liebenMetadaten. SiesindkomplexeDateneingabeformularegewohnt. 2.0 User hassenkomplexeDateneingabeformulare! SievertrauenderautomatischenKategorisierung. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

272. Einige Provokationen Records Manager sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche. Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden. 2.0 User hassenkomplexeSuchformulare! Sielieben “single field search” á la Google, die allesirgendwofindet. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

273. Einige Provokationen Records Manager kennen die Relevanz eines Informationskontextes. Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen. 2.0 User sind faul! Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

274. Einige Provokationen Records Manager wissengenau, wiesiedurchhierarchischeBäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturennavigieren. Es machtihneneinfachSpaß. 2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nichtwieeineMedienbibliothekoder YouTube funktioniert. Sind sie von der Software genervt, gebensie die Sucheeinfach auf. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

275. Einige Provokationen Records Manager sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst. Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten. 2.0 User wissen, dass eine TeraByteHard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet. Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

276. Einige Provokationen Records Manager sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records. Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten. 2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist. Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

277. Einige Provokationen Records Manager lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema. Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden. 2.0 User glauben an Folksonomy. WenngenügendAnwender den selben “Tag” verwenden, kannesnichtfalschsein. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

278. Einige Provokationen Records Manager sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen. Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden. 2.0 User lieben ihren iPod! Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

279. Einige Provokationen Records Manager wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet. Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente. 2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“. … und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

280. Konsequenzen Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records-Managern Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

281. These aus dem Jahr 1999* „Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“ * Ulrich Kampffmeyer, Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW Hamburg, publiziert 2000 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

282. Thesen aus dem Jahr 2002* „In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“ „Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“ „Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“ * Ulrich Kampffmeyer, DLM Forum Barcelona 2002 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

283. Thesen aus dem Jahr 2005* „Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.“ “Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“ „Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“ Dr. Ulrich Kampffmeyer, Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

284. These aus dem Jahr 2009* „The profession of records management is dead, software will take over their task.“ * Steve Bailey, Blogeintrag, Januar 2009 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

285. Thesen aus dem Jahr 2009* „Es werden „multifunktionale“ Informationsmanager benötigt.“ „Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!“ * Ulrich Kampffmeyer, Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, 2009 Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

287. Bibliotheken, Presse und Medien

288. Öffentliche Verwaltung

289. …

290. Archiven

291. Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen oder anderen historisch ausgelegten Archiven

292. …Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

294. Herstellern von SoftwareBerufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler

295. Integratoren und SystemhäusernBerufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler

296. BeratungsunternehmenBerufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager

297. IT-DienstleisternBerufsbild: Informationsmanager, QualitätsmanagerHerausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

299. wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren

300. die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen

301. Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

308. zur Bildung von Wissen zu nutzen,

309. den Lebenszyklus zu verwalten,

310. zu bewerten,

311. zu schützen,

312. in Prozessen nutzbar zu machen und

313. kontrolliert zu entsorgen.… und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers … Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

314. Fazit Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren. Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen! Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

315. Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 230 von 225

317. WerdenzukünftigeHistorikerunsereÄra “als das dunkleZeitalterderfrühenInformationsgesellschaft” bezeichnen? Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management

321. Ist “Record” nurnocheinStatusattributimInformationssystem?

322. Wirdalle Enterprise Software zukünftigstandardmäßig Records Management Funktionalitäthaben – müssen?

323. Wirdes die Notwendigkeitfürspezialisierte Records Management Software dannnochgeben?Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management

328. Siehaben die Wahl! Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management

329. Siehaben die Wahl! Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management

330. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.comPräsentation, Text, Newsletter, Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com

331. Standards im Records Management& MoReq2 DGI-Online-Tagung 2009 Dr. Ulrich Kampffmeyer 15. 10.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2009 Quellenverzeichnis MoReq2 Projekt-Website: www.MoReq2.eu, http://www.moreq.info Informationswebsite auf deutsch: www.MoReq2.de Download des MoReq2 Standards und weiterführende Links: http://moreq.niniel.org/quellen/ MoReq2 Roadshow 2007 Dokumentation: http://www.project-consult.net/Files/Seminarband%20MoReq2_TN2007.pdf MoReq2 Roadshow 2008 Dokumentation und Marktstudie: http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband %202008.pdf und http://www.doxtop.com/magazines/MoReq2-2008.aspx Records Management Marktstudie 2007/2008 DLM-Forum: http://www.project-consult.net/Files/20081211_DLM%20Forum_RM_Market%20Study_Kff.pdf DLM Forum, BreakingtheBarriersof traditional RM: http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers_Kff.pps und http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers _Kff_Print.pdf DLM Forum Toulouse 2008 Ergebnisse: frz: http://www.project-consult.net/Files/DLM%20Conference%20Conclusions%20FR_web.pdf und engl: http://www.project-consult.net/Files/Achievements%20and%20new%20directions_web.pdf Records Management & MoReq2, Humboldt Universität | BBK Berliner Bibliothekswissenschaftliches Kolloquium, 13.01.2009, Berlin http://www.project-consult.net/Files/20090113_BKK_Records-Management_Kff_Handout.pdf Vth DLM-Forum Conference | La gestion de l'information et des archives électroniques en Europe : réalisations et nouvelles directions. Toulouse, décembre 2008 | Information and Electronic Records Management in Europe: Achievements and new Directions | Toulouse, 10, 11 & 12 December 2008 | Archives de France | Vol 2 http://www.project-consult.net/files/DLM-Forum_Toulouse_2008_2.pdf/ Records Management & MoReq2, innova.dpc 2009, Barcelona, 6.10.2009 http://www.project-consult.net/files/20091006_InnovaDoc_Barcelona_Kff_Show.ppsx Ulrich Kampffmeyer, Wer braucht Archivare und Records Manager? Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, April 2009,http://www.project-consult.net/files/Fachhochschule Potsdam_Kff_20090424.ppt „MoReq – Howtouse ist“, Marc Fresko: http://www.project-consult.net/Files/moReq2%20and%20how% 20to%20use%20it%20%20publication %20version.pdf Wikipedia Artikel zum DLM Forum und MoReq: MoReq, dt: http://de.wikipedia.org/wiki/MoReq MoReq, frz: http://fr.wikipedia.org/wiki/MOREQ DLM Forum, engl: http://en.wikipedia.org/wiki/DLM_Forum