Présentation préparée par les membres du Club Alliances RH à l'occasion du 1er Forum SaaS et Cloud Métiers du Club Alliances IBM - 26 novembre 2010

1. Comment faciliter la Gestion RH
par la mise en œuvre de
processus collaboratifs en mode SaaS
Forum SaaS et Cloud Métiers – Club RH - 26 novembre 2010

2. Page  2
2
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS

3. Page  3
Problématique de gestion des processus :
 Échanges par formulaires papiers ou
documents non structurés (word / email)
 Saisie manuelle / ressaisie
 Absence de retour d’information
 Frustration, faible satisfaction
Processus manuels ou isolés :
papier Email / téléphone
Paie GT…
BD
RH
Processus collaboratifs :
Confirmation de
validation demande
Demande
M.a.j.
S.I.
Demande validée
Collaborateurs
Finance,
RH, D.I…
Managers
Les bénéfices des processus « collaboratif » :
 Échanges automatisés
 Aucune re-saisie de donnée
 Flux d’informations accélérés
 Forte satisfaction des utilisateurs

4. Page  4
 Accès et visualisation journal détaillé de
chaque compteur, acquisition, consommation
et prévisions de congés, alimentation paie
 Alimentation des plannings d’absences
 Suivi des heures supplémentaires
 Workflow de demande, validation / refus
des congés (facilement paramétrable)
Exemple, demande de congés :
Avec Portail & Workflow :
Collaborateur Manager H-RCollaborateur Manager H-R Temps
Traitement
D
é
l
a
i
t
r
a
i
t
e
m
e
n
t
Demande
congé
Email confirmation de
validation de congé
M.a.j.
S.I.
Vérifie planning
et Valide
avec un processus automatisé,
temps et coûts de traitement sont réduits de 50 à 90% !
Sans Portail RH :
Demande
congé
Valide
congé
Vérifie
planning
Valide
congé
Vérifie
droits
Enregistre
congé
Collecte
Classe
congé
Info &
classe
Info &
classe

5. Page  5
5
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS

6. Page  6
6
Exemples de processus collaboratifs :
Plateforme de formation
à distance
Espace web sécurisé
Bull. Paie dématérialisé
Paie
Gestion
des Temps
Administration
du
Personnel
Décisionnel
RH
Portail RH
Rémunération
GPEC
Compétences,
Connaissances
Gestion des
carrières,
succession
Recrutement
Formation
Mobilité
Gestion
des Risques
et AT
Gestion des
évaluations
Demandes d’absences, CP-RTT…
Demandes Formation, inscription session..
Demandes de poste, validation candidat....
Demandes de mobilité interne..
Validation de contrat de travail..
Validation d’heures supplémentaires ....
Démat° Bulletin, demande de Duplicata..
Validation de formation, eLearning...
Demandes d’augmentation ...
Invitation & gestion Entretien d’Evaluation..
Plan de gestion Risques professionnels...
Mouvements d’E/S de personnel....
Saisie – valid° d’EVP (éléments variables de paie)
Demandes d’attestation (certificat travail…)

7. Page  7
7
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS

8. Page  8
La mobilité, accélérateur des
processus collaboratifs
La mobilité en quelques chiffres (source IDC) :
 Au 3ème
trimestre 2010, 81 millions d’unités soit + 90% de
croissance par rapport à la même période de 2009
 20% des mobiles seront des smartphones en 2010 contre 15% en
2009
 72 millions d’iPhone vendus dans le monde entier depuis 2007
 Les travailleurs mobiles devraient augmenter de 5% dans les 3
années à venir en Europe (enquête réalisée auprès de 1250
responsables dans 13 pays)

9. Page  9
La mobilité, accélérateur des
processus collaboratifs
Les smartphones modifient les usages :
 Par nature, un smartphone n’est pas un « simple »
téléphone c’est un PC à taille réduite nécessitant des
applications ciblées à la taille de l’écran.
 Des applications centrées utilisateurs car simples,
pratiques et ludiques « 1 application, 1 usage »
 Des applications disponibles en toute circonstance grâce à
la connectivité permanente
 Le grand public s’insère dans le monde professionnel
(exemple du processus de gestion des demandes
d’absence, application iVacances)

10. Page  10
La mobilité, accélérateur des
processus collaboratifs
Les smartphones facilitent l’usage SaaS:
 La connectivité permanente permet
l’accès à des applications d’entreprise en
temps réel (ex de la gestion des temps
Kelio sur iPhone)
 Les applications nativement SaaS (client
léger) sont très adaptées à une utilisation
sur Smartphone

11. Page  11
11
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS

12. Page  12
Contrats de travail : processus classique
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
 Saisie des informations de pré embauche
 Gestion de modèles de contrats (word)
 Génération automatique du contrat (word, pdf)
 Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations
 Historisation du contrat dans la fiche du salarié
Globalement, un processus :
 « en silo » (les données et
documents restent dans le
système de paie)
 partiel (besoin d’interfaces, envois
d’email ou transmission papier)

13. Page  13
Contrats de travail : mode collaboratif :
Un processus « collaboratif» traite les étapes suivantes :
 Processus de Recrutement :
 Demande d’ouverture de poste…
 Recherche candidathèque, suivi des actions…
 Evaluation, Validation du candidat
 Saisie des informations de pré embauche,
 Génération automatique du contrat (pdf), envoi au candidat
 Candidat reçoit contrat + lien site client + code accès par SMS
 Candidat signe (accès sur site + saisie code accès) le contrat
 Contrat signé reçu par RH
 Transfert à l’effectif sans ressaisie d’informations
 Historisation du contrat dans la fiche du salarié
CandidatManager R-H
Demande
recrutement
Enregistre
le contrat
Vérifie vivier
candidats…
Signe le
contrat
Vérifie le
contrat
Informe le
manager
Valide le
recrutement
Établit un
contrat
Au final, un processus « collaboratif » :
 Plus rapide et complet, plus interactif
 Plus maitrisé, sécurisé et tracé
 zéro papier sur l’ensemble du processus!

14. Page  14
Recrutements :
• Demandes d’ouverture deDemandes d’ouverture de
posteposte
• Dossiers de recrutementDossiers de recrutement
• CandidathèqueCandidathèque
• Recherche, Annonces…Recherche, Annonces…
• Gestion de « sélections » deGestion de « sélections » de
candidatscandidats
• Suivi des actions :Suivi des actions :
entretiensentretiens ……

15. Page  15
Contrats de Travail :
• Saisie des informations de
pré embauche
• Gestion de modèles de
contrats
• Génération automatique du
contrat (pdf)
• Signature électronique du
contrat (certificat)
• Envoi du lien au portail au
Candidat, et envoi d’un
code d’accès par SMS
• Signature électronique par
le candidat, et historisation

16. Page  16
• Transfert à l’Effectif (sans
aucune re-saisie)
• Information automatique
du Manager
• Historisation du contrat,
accessible ensuite par le
portail Collaborateur
Contrats de Travail :

17. Page  17
Mouvements de Personnel :
Un processus « collaboratif» traite les
différentes étapes suivantes :
 Définition des listes de taches affectées à
différents services à l’occasion d’une entrée /
sortie / mutation
 Activation d’un mouvement pour un salarié
 Affectation des taches aux acteurs
avec planification
 Envoi d’alertes et rappels
 Suivi du planning
d’avancement

18. Page  18
Même la paie devient Collaborative !
Une solution de Paie « collaborative» permet de traiter :
 Saisie des EVP (Evènements Variables de Paie)
 Envoi d’alertes aux managers et rappels
 Demande d’Augmentation individuelle
 Simulation des augmentations par service
 …

19. Page  19
Même la paie devient Collaborative !
Principaux bénéfices de processus « collaboratifs » de paie :
 Processus accélérés, suivis et tracés
 Aucune re-saisie, gains de traitement
 Visibilité de l’avancement des processus
 Traitements totalement sécurisés

20. Page  20
20
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS

21. Page  21
Demandes d’absence : mode classique
Au final, un processus
« classique » :
 Long
 Coûteux
 Risqué
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
Collaborateur Manager H-R Temps
Traitement
D
é
l
a
i
t
r
a
i
t
e
m
e
n
t
Demande
congé
Valide
congé
Vérifie
planning
Valide
congé
Vérifie
droits
Enregistre
congé
Collecte
Classe
congé
Info &
classe
Info &
classe

22. Page  22
Demandes d’absence : mode collaboratif
Un processus « collaboratif» facilite les étapes
suivantes :
 Contrôle automatisé des règles de saisie
d’absence
 Circuit de validation parallèle
 Circuit de validation différent par motif d’absence
 Information automatisée sur le traitement
 Information sur les valeurs à prendre
 …
Collaborateur Manager H-R
Demande
congé
Email confirmation de
validation de congé
M.a.j.
S.I.
Vérifie planning
et Valide
Temps
Traitement
D
é
l
a
i
t
r
a
i
t
e
m
e
n
t
P
r
o
c
e
s
s
u
s
c
l
a
s
.
Au final, un processus
« collaboratif » :
 souple
 rapide
 interactif
 maitrisé
 ROI rapide

23. Page  23
Demandes d’absence:
mode collaboratif social
Un processus « collaboratif social » facilite le lien entre
l’univers professionnel de la vie privée :
 Comment optimiser les absences d’une famille quand les
époux/conjoints ne sont pas dans la même entreprise ?
 Cas de l’époux ne se rappelant plus des dates de
congés prises par son épouse alors qu’il doit se
positionner rapidement pour avoir les meilleures dates
 Risque de conflits assurés au sein de la famille 
 Une application telle qu’iVacances permet très simplement
à une famille de centraliser la gestion de ses absences en
lien avec le système de gestion des temps de présence
Kelio de l’entreprise
 Ainsi, en cas de décision express à prendre par
l’époux les risques de conflits au sein de la famille sont
minimisés
 Moralité : les épouses doivent acheter des iPhone à
leur époux 

24. Page  24
Rapport d’activité: mode classique
Un processus « classique » traite les étapes suivantes :
Au final, un processus
« classique » :
 Long
 Coûteux
 Risqué
Collaborateurs Manager Contrôle de gestion Temps
Traitement
D
é
l
a
i
t
r
a
i
t
e
m
e
n
t
Rapports
d’activité
Vise la
saisie
Vérifie les
saisie
Consolide
Vérifie
les saisies
Collecte
Classe
rapports
Info &
classe

25. Page  25
Rapport d’activité: mode collaboratif
Au final, un processus
« collaboratif » :
 Rapide
 Interactif
 Maitrisé
 Réactif
 Efficace
Un processus « collaboratif» facilite les étapes suivantes :
 Saisie en temps réel
 Informations en temps réel sur les résultats d’activité
 …
Collaborateurs
Manager Contrôle de gestion
Saisie d’activité en temps réel ou en différé
Consulte les saisies,
Établit ses rapports
Consulte les saisies
Etablit ses rapports
M.a.j. S.I.

26. Page  26
Les oublis de badgeages
Un processus « collaboratif» responsabilise le traitement des oublis de badgeages:
 Le collaborateur est averti en temps réel de
ses oublis de badgeage mais aussi d’autres
anomalies
 Il peut effectuer les actions nécessaires à leur
correction
 Le manager contrôle celles-ci et facilite son
action
Au final, un processus
« collaboratif » :
 Responsabilisant
 Plus fiable

27. Page  27
Les absents/présents
Un processus « collaboratif» simplifie le suivi des absents/présents :
 Le manager doit consulter s’il dispose des
ressources nécessaires au bon fonctionnement
de l’organisation quelque soit l’endroit ou il se
trouve
 En 1 coup d’œil, il dispose de l’information en
en temps réel et peut agir en conséquence
Au final, un processus
« collaboratif » :
 Réactif
 Plus fiable
 Mieux maîtrisé

28. Page  28
La gestion des temps sous smartphone
Les smartphone permettent de prolonger l’expérience
d’une gestion des temps SaaS pour plus de réactivité et
d’efficacité dans l’organisation

29. Page  29
29
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS

30. Page  30
Le bulletin de paie électroique
 Des bénéfices immédiats pour l ‘entreprise
 Un service à forte valeur ajoutée pour les salariés

31. Page  31
Le bulletin de paie électroique
 Quand efficacité rime avec simplicité

32. Page  32
32
60 mn pour partager autour de :
[1] L’apport des Processus Collaboratifs pour les DRH
[2] Quels sont les processus concernés ?
[3] La mobilité, accélérateur des processus collaboratifs
[4] La Paie et Administration du Personnel
[5] La Gestion des Temps
[6] La Dématérialisation des Bulletins de Paie
[7] Les processus collaboratifs, en mode SaaS

33. Page  33
33
Les processus collaboratifs, en mode SaaS
Sécurité et disponibilité :
• Hébergement, disponibilité et sécurité totale de vos données,
• Flexibilité et qualité de service (Service Level Agreement),
• Sans gestion complexe de l’infrastructure IT (serveurs, sauvegardes…)
Les bénéfices des processus Collaboratifs :
• Des échanges Collaborateurs – Managers – RH automatisés,
• Des flux RH accélérés, une organisation plus réactive,
• Aucune re-saisie d’information, des gains de traitement importants,
Avec tous les atouts du SaaS :
Facilité d’utilisation :
• Un accès immédiat à vos applicatifs, une large couverture fonctionnelle,
• Liberté d’accès par Internet et utilisation optimisée de la solution,
• Une flexibilité d’implémentation, pas d’installation sur l’ordinateur,
Maîtrise des coûts :
• Coût Global de Possession minimal, paiement à l’usage
• Retour Sur Investissement optimal, et surtout AUCUN COUT CACHE
Pour vous permettre de vous focaliser sur votre cœur de métier !

34. Page  34
Le Club Alliances : Une Alliance des Compétences métier
par métier, fonction par fonction
 Les membres du « Club Alliances »
se regroupent autour d’IBM pour
apporter aux entreprises des
solutions métier complètes en mode
« as-a-service ».
 Une Solution-as-a-Service est
typiquement fournie comme un
service permanent, payé à l’usage,
et non plus simplement comme un
assemblage de matériels, de
logiciels et de prestations.

35. Les partenaires du Club Alliances Ressources Humaines :
Pour en savoir plus ou nous contacter :
Notre blog : http://clubdrh.blogspot.com/
Notre site : http://ressources-humaines.solution-as-a-service.com/
Le site du Club Alliances : http://www.cluballiances.com/
Notre email : drh@solution-as-a-service.com
Téléphone : 01 71 16 19 60

36. Merci et à bientôt !
Le Club Alliances,
c’est aussi 5 autres filières métier présentes sur ce Forum :
Vente – Marketing
Dématérialisation
DAF & Achats
DSI
Banque