"Microsoft Word" es un programa muy conocido y utilizado, y por cierto, cuando un usuario recién se inicia en informática, lo primero que aprende tal vez es a usar el correo electrónico, y a manejarse con un procesador de textos. No obstante la extendida utilización que se hace de los procesadores de textos y en particular del programa "Microsoft Word", debe reconocerse que las versiones de este último programa que se han dado a difusión en los últimos años, tienen una enorme cantidad de posibilidades y de detalles, lo que se trasunta en una gran cantidad de comandos, y especialmente esto último y ciertas falencias en cuanto a documentación, provocan algunas dificultades en algunos usuarios. El presente documento precisamente está orientado a esclarecer el manejo sofisticado que puede hacerse en cuanto a los "cabezales de página" y los "pies de página", en forma especial en vistas a la publicación de un documento.

1. Misterios de nuestro mundo
Algunos procedimientos útiles con “Microsoft Word”:
“Encabezado” y “Pie de página”
1.0 Consideraciones generales
El procesador de textos “Microsft Word” es un buen manejador de contenidos textuales,
que permite presentar frases, párrafos, e imágenes, con gran variedad de posibilidades,
en lo que se refiere a tamaño y tipo de letra utilizados, disposición de los textos respecto
de las imágenes que en el documento se hayan insertado, tamaño y posición de las
imágenes (por ejemplo centrado, izquierda, derecha, miniatura, etcétera), títulos de
diferentes tamaños (con o sin subrayados y de diferentes colores), tratamientos
especiales de encabezados de página y de pies de página, numeración de páginas,
etcétera, etcétera.
El usuario no particularmente especializado ni en informática ni en el específico
producto de Microsoft aquí tratado, por lo general no tiene mayores problemas en
utilizar este programa, al menos en lo que se refiere a las aplicaciones más usuales,
corrientes, y típicas. No obstante, hay funciones especializadas muy útiles por ejemplo
cuando se desea generar una publicación con este producto, y cuya implementación
tiene a veces sus dificultades.
Claro está, las propias ayudas proporcionadas por este programa-producto, los manuales
guía, los foros de usuarios, etcétera, facilitan enormemente la solución de escollos e
inconvenientes aún a los usuarios con menos experiencia, y por lo general, si se
presentan dificultades, en muchos casos ellas se deben a inconveniencias en cuanto a las
traducciones de manuales-guía desde el inglés al español, o a un uso de un manual que
no se corresponde con la versión del programa que tiene y aplica el usuario.
El presente documento precisamente trata de presentar de una manera resumida, clara, y
concisa, algunas aplicaciones útiles que la práctica ha demostrado que un número
apreciable de usuarios tiene dificultades en manejar y resolver, y que en su mayoría se
derivan de un inadecuado uso terminológico, y/o de una mala traducción, y/o por el
número elevado de comandos y opciones que se encuentran disponibles en “Microsoft
Word” (lo que aumenta la complejidad del manejo de los procedimientos), etcétera.
2.0 Definición de diferentes secciones dentro de un “documento de Word”
Si bien es cierto que el programa “Microsoft Word” permite definir con relativa
sencillez un cabezal de página y un pie de página asociado a un determinado
documento, no es tan sencillo cambiar esos elementos a lo largo del documento, según
que la página en cuestión sea par o impar, y/o según que se trate de las primeras o de las
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2. últimas hojas de un documento (que por lo general no tienen ni encabezado de página ni
pie de página), y/o si se trata de las hojas de tal capítulo o de tal otro (en general
diferentes en lo que respecta a encabezados y pies de páginas), etcétera.
Y la forma básica de resolver este asunto es dividiendo el total de páginas del
documento en sectores o secciones; así, para cada una de estas unidades podremos
definir un adecuado pie de página y un adecuado cabezal de página, superando la
restricción de que estos elementos deban ser iguales a los correspondientes elementos de
las secciones anterior y siguiente.
La idea para poder trozar un documento en secciones no tiene nada de especialmente
misterioso o dificultoso, pues simplemente se hace posicionando el cursor en la zona del
contenido donde se quiere establecer un cambio de sección, e implementando dicho
cambio a través de un “Salto de sección” (por lo general combinado con un “Salto de
página”).
E implementar un “salto de sección” como el indicado es relativamente sencillo, pues
resulta de aplicar la siguiente secuencia: menú “Diseño de página”, zona “Configurar
página”, y comando “Saltos” en donde se debe seleccionar una de las siguientes
opciones de “Saltos de sección”: “Página siguiente”, Continúa”, “Página par”,
“Página impar”.
3.0 Visualización del número de sección asociado a cada página, y visualización de
otros indicadores
Como ya se ha dicho, la definición de dos o más secciones en un documento de varias
páginas, entre otras cosas permite manejar en forma especial el “cabezal de página” y el
“pie de página”, así que lo lógico es esperar de las informaciones relativas a la sección
se visualicen cuando en el documento se habilita la definición de estos dos elementos.
¿Y como se hace esto? Pues sencillamente activando la secuencia: menú “Insertar”,
zona “encabezado y pie de página”, y allí activando una de las opciones
“Encabezado” o “Pie de página”. Por cierto, como última etapa de esta secuencia se
debe activar la opción “Editar encabezado” o la opción “Editar pie de página”, hecho
lo cual se visualizan elementos tales como los siguientes: “Pie de página en página
impar – Sección 1 –”, “Encabezado de página en página par – Sección 4 –”, “Igual que
el anterior”, etcétera, etcétera.
4.0 Haciendo diferentes las páginas pares de las impares
Cuando se está en la modalidad de definición del “encabezado” o del “pie de página”,
automáticamente se despliega el menú “Diseño” correspondiente a “Herramientas de
encabezado y pie de página”. Y entonces, en la zona “Opciones”, se puede cambiar a
voluntad la opción “Páginas pares e impares diferentes”, según sea lo que se necesite.
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3. Este menú “Diseño” puede desactivarse (cerrarse) cuando así sea necesario proceder,
actuando sobre el comando “Cerrar encabezado y pie de página” (clásico ícono cruz
en rojo) de la zona “Cerrar”.
5.0 Definiendo el “Encabezado” o “Pie de página” de una sección
El “encabezado” o el “pie de página” de una sección básicamente se definen de la
misma forma que cuando se procede con un documento de una única sección, o sea,
basta con definir el correspondiente elemento de una página, para que esa definición se
traslade al conjunto total de páginas en forma automática. En el caso de documentos con
varias secciones, esta definición por traslación estará limitada exclusivamente a la
sección correspondiente, salvo que se encuentren activas algunas marcas “Igual que la
anterior”, que lo que hacen es trasladar en cascada esa definición hacia adelante y/o
hacia atrás en la serie de secciones. Recuérdese que la marca “Igual que la anterior”
asociada a una sección determinada, se puede suprimir con la secuencia que se inicia
con el menú “Diseño” (“Herramientas para encabezado y pie de página”), y que
sigue con el comando “Vincular al anterior” en la zona “Exploración”.
La forma natural de definir los “encabezados” y los “pies de páginas” de las diferentes
secciones es definiendo primero los correspondientes a la sección 1, y luego los
correspondientes a la sección 2, y así sucesivamente.
Por otra parte y junto al comando recién citado “Vincular al anterior” (zona
“Exploración” de menú “Diseño”), se encuentran otros dos comandos muy útiles:
“Sección anterior”, y “Sección siguiente”; y afirmamos que estos dos comandos son
muy útiles, porque con comodidad permiten pasar saltando de una sección a otra
contigua, para allí entonces hacer las definiciones o correcciones que correspondan, y
así sucesivamente continuar hasta agotar todas las definiciones o correcciones.
6.0 Eliminación (supresión) de un “salto de sección”
Al ir estableciendo los “saltos de sección” según ya fue señalado en el ítem 2.0 del
presente documento, puede pasar que uno o varios de ellos resulten insertos en lugares
inadecuados (por impericia o descuido del usuario, por inadecuada definición anterior,
etcétera), lo que obligaría a eliminar dichas marcas. Y esta eliminación o supresión a
veces desorienta un poco al usuario poco experimentado, ya que en efecto esas “marcas
de salto” están insertas en el cuerpo o contenido del documento, pero en la operativa
normal las mismas no son visibles.
Afortunadamente hay un comando llamado “Mostrar u ocultar”, que precisamente
permite mostrar las “marcas de párrafo” y otros “símbolos de formato” que pueden
encontrarse ocultos, comando ese que generalmente se muestra en la “barra estándar de
herramientas” a través de un símbolo o ícono muy parecido a la letra griega “pi”.
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4. Simplemente haciendo “clic” con el botón izquierdo del ratón sobre dicho ícono, se pasa
de la modalidad ocultar a la modalidad mostrar (y viceversa). La recién citada “barra
estándar de herramientas” generalmente se hace visible a través del menú “Inicio”,
asociado con la zona párrafo, y donde generalmente también se muestran los comandos
de alineación (izquierda, centrar, derecha, justificación), así como el comando de
interlineado, el comando de viñetas, etc.
Al realizar este tipo de procedimiento, el usuario debe notar que muchos de los
“símbolos de formato” son señalados puntualmente por el aludido ícono similar a la
letra griega “pi”, aunque en el caso específico de los “saltos de sección” explícitamente
se señala esa circunstancia en letra pequeña y centrada en la línea, y con una línea recta
intermitente o continua a los lados para mayor destaque. Suprimir así un “salto de
sección” es muy sencillo, pues simplemente eso se hace como si se tratara de una
“cadena de caracteres” cualquiera en el contenido o cuerpo del archivo (se ilumina esa
zona y se aplica el comando “cortar”).
7.0 Otra forma de convivir con “salto de sección” redundantes
Si por alguna razón un usuario tuviera un archivo con más “saltos de sección” de los
que necesita, y tuviera problemas para eliminarlos según lo establecido en el apartado
6.0 anterior, también puede proceder de manera alternativa.
Observe el lector que normalmente se parte de un archivo de una sola sección (o sea sin
ningún “salto de sección”), pero cuyo contenido ya ha sido corregido y depurado varias
veces. Así que la única falencia que un documento de este tipo presumiblemente tiene,
es lo que refiere a “encabezados y pies de páginas”.
Pues bien, en estos casos la prudencia aconseja duplicar el archivo en cuestión, y
agregar los “saltos de sección” que sean requeridos en el archivo duplicado.
Supongamos entonces que se comienza a trabajar con el archivo duplicado, y que en
determinado momento se observan inadecuadas definiciones de los “saltos de sección”
a partir por ejemplo de la página 147. Pues bien, hay una forma sencilla de proceder
para arreglar este problema, pues se recurre al archivo original, y con los comandos
copiar y pegar, se redefinen las páginas 146 en adelante y hasta el final; así, el efecto
que este procedimiento tiene, es eliminar todos los “saltos de sección” de las páginas
146 y siguientes, manteniendo todo el contenido de esas páginas, y sin borrar los “saltos
de sección” ya agregados en la página 145 y anteriores.
8.0 Preguntas frecuentes
En relación a las “secciones” y a los “saltos de sección”, y a pesar de la claridad de los
contenidos de los apartados anteriores, con naturalidad surgen preguntas por parte de los
usuarios. En este apartado precisamente trataremos esta cuestión, en el ánimo de seguir
facilitando las cosas a los usuarios-lectores.
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5. Una de las preguntas que reiteradamente surge es la siguiente: Conseguí definir bien
las secciones en mi documento, pero aún así, al definir los “pies de página”, defino
uno de ellos y luego observo que también se modificaron otros “pies de página” de
otras secciones, y eso no era lo que deseaba. ¿A qué puede deberse esto?
Bueno, ya fue manifestado que una vez que se tenían bien definidas las secciones en el
documento, lo que debía hacerse era proceder a establecer todas las definiciones
necesarias en la sección 1, y luego seguir con la sección 2, y así sucesivamente. Pues
bien, en este procedimiento y al intentar definir otro “encabezado” o “pie de página”,
corresponde preguntarse: ¿Esta nueva definición necesaria, coincide con la de la
sección anterior?
Bueno, si esta respuesta es “Sí”, es claro que no vale la pena reiterar un contenido que
antes ya fue establecido, y lo que se deberá hacer entonces es asegurarse que para ese
elemento se tiene a la vista la marca “Igual que la anterior”, y si así no fuera, se deberá
proceder como lo establecido en el apartado 5.0 ; por el contrario si esta respuesta es
“No”, antes de definir el elemento como corresponde, se deberá quitar la marca “Igual
que la anterior”, pues si la misma estuviera activa, la nueva definición repercutirá en
cascada hacia atrás.
9.0 Advertencia al lector
Los señalamientos y consejos aquí presentados abundan en detalles, y usan una
terminología muy explícita que en ciertos casos tal vez aburran al usuario. Lo señalado
no es consecuencia de un defecto de presentación o de redacción, pues precisamente se
ha tenido la intensión de proceder de esta forma.
Y es que como ya se ha dicho, en muchos programas-producto la terminología usada es
confusa, pues con frecuencia es resultado de una traducción del inglés al español, e
igual situación también se da con los manuales-guía. Las traducciones técnicas en
muchos casos no son muy buenas, y desorientan aún a usuarios experimentados, así que
por ello, en el presente documento hemos intentado seguir un nuevo enfoque,
abundando en detalles y en sugerencias.
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6. Gracias por haber leído el presente documento.
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