Preservación de documentos digitales, estrategias, clase y conceptos

1. Preservación y Conservación de los Documentos Digitales
Actividad No 3: Elaboración de Presentación y Video
Presentado por:
Ana Guerrero
Cindy Paola Pérez Miranda
Presentado al profesor:
Julián Fernando Restrepo Granada.
Facultad de ciencias humanas y bellas artes
Programa ciencia de la información y la documentación, Bibliotecología y archivística
Universidad del Quindío
2023

2. Introducción
Este trabajo fue realizado con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos en la unidad No.2, denominada
Preservación y Conservación de los Documentos Digitales, correspondiente, al área de Documentos digitales,
mediante la elaboraran de una Presentación y un Video. En lo cuales se debe ver el desarrollo de la temática
propuesta en esta unidad, tomando los aspectos más relevantes e importantes. Para llevar a cabo esta actividad se
requerirá que se evidencie el uso de determinadas herramienta digitales.

3. Preservación y conservación de los documentos digitales
Objetivos:
 Asegurar la legibilidad e inteligibilidd
de los objetos digitales conservados.
 Conservar la autenticidad e integridad
de los objetos digitales conservados
 Mantener su accesibilidad, es decir, la
capacidad de tener acceso a su
mensaje o propósito esencial y
auténtico.
Para la gestión de los objetos digitales
estos se deben tomar como:
 Fenómenos físicos, codificaciones
lógicas, objetos conceptuales
comprensibles o conjuntos de
elementos esenciales que deben ser
preservados para ofrecer a los futuros
usuarios lo esencial del objeto

4. MÉTODOS PARA LA PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
Para la elección de métodos para la preservación de los documentos
digitales se
debe tenerse en cuenta:
 - El formato de los documentos.
 - Los usos previstos de ellos
 - La capacidad técnica institucional disponible.

5. ESTRATEGIAS
Copias de Seguridad o de
Respaldo (Backup)
Este proceso consiste en grabar en
algún tipo de soporte físico toda la
información almacenada en un
computador para poder recuperarla en
caso de perderla.
Funciona únicamente a corto plazo ya
que depende de la obsolescencia del
soporte físico de almacenamiento.
 Ejemplo de este soporte
Cintas, DVD,
CD, BluRay,
Almacenamiento
en la nube
Pendrive, Discos
virtuales

6. Estrategia: Renovación del soporte físico de almacenamiento
(refresco )
Este proceso consiste en pasar la
información digital de un soporte a
otro para reducir el riesgo de pérdida
debido al deterioro del soporte físico.
Por lo cual se debe conservar y dar
mantenimiento a esos recursos.
Para su aplicación se debe
tomarse en cuenta:
 La rápida evolución de la tecnología que cada
día ofrece nuevos equipos y software con
mejores funcionalidades
 El alto costo económico de la y conservación
mantenimiento de equipos, que la mayoría de
centros de información no están en capacidad
de asumir.
 El deterioro físico de los equipos que en algún
momento hará imposible su conservación y
mantenimiento
.

7. Estrategia: Preservación de la tecnología de almacenamiento (refresco)
Este proceso se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema,
incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc.
Esta estrategia consiste en conservar y dar mantenimiento a esos recursos.
Esto implica conservar tanto el hardware como el software original, y ocuparse de tenerlos en
funcionamiento incluso cuando su obsolescencia sea ya completa, lo que en algunos casos ha
conducido a la creación de verdaderos museos cibernéticos.
Para su aplicación se debe tomar en cuenta:
 La rápida evolución de la tecnología que cada día ofrece nuevos equipos y software con mejores
funcionalidades.
 El alto costo económico de la conservación y mantenimiento de equipos, que la mayoría de
centros de información no están en capacidad de asumir.
 El deterioro físico de los equipos que en algún momento hará imposible su conservación y
mantenimiento.

8. Estrategia: Migración
Esta proceso consiste en convertir un recurso
digital creado en un entorno específico y
codificado en un determinado formato a otro
para que funcione en una nueva plataforma
informática.
La migración es una de las estrategias más
utilizadas para la preservación digital pues
evita pérdida de la información por culpa de la
obsolescencia del entorno digital ya sea
hardware, software, soportes o formatos.
Para su aplicación se debe tomar en cuenta:
- Tener una constante actualización sobre los
avances de la tecnología para prever los
cambios.
- Seleccionar el mejor entorno digital y
planificar adecuadamente la migración.
Por ejemplo:
Transferencia de un
formato a otro (de
Microsoft Word a
PDF)
Transferencia de un
sistema operativo a
otro (de Windows a
Linux)
Transferencia de un
lenguaje de
programación a otro
(de BASIC a PHP)

9. Estrategia de migración
Se aplica de acuerdo a las necesidades del centro de información.
 Cambio de soporte físico:
Realizar copias periodicas de los productos digitales a soportes mas estables
 Actualización de versiones de los soportes digitales:
Actualizar los recursos digitales creados por un determinado software a una
versión mas actual
 Interoperabilidad de software:
Visualizar documentos en un formato propietario con el formato de otra empresa
 Conversión a formatos estándar:
Utilizar formatos estándar compatibles con formatos anteriores y con el
entorno mas común.

10. Tipos de migración
 Migraciósobre la demanda:
Se separa el código binario de su entorno y soporte original en el momento en el que se deposite el recurso.
Junto a este cadena de bits, se guardan los metadatos técnicos que especifican como debe migrarse a otros
entornos
 Migración de un formato estándar: Es la migración del documento original a un formato neutral o
estandarizado.
 Migración sucesiva o conversión en serie: se actualizan los documentos con cada cambio incremental del
software, sea necesario o no para la operación interna

11. Estrategia : Emulación
Para aplicar esta estrategia debe reproducir
en un entorno informático distinto al
original las características esenciales de un
archivo, combinando elementos de
software y de hardware con la finalidad
reproducir para que un formato obsoleto
funcione en un ambiente nuevo.
El objetivo de este método es conservar la
funcionalidad que tienen los documentos
cuando son reproducidos por el software
original.
Requisitos; Un nuevo software que
traducirá los códigos e instrucciones desde
el entorno informático antiguo para que se
ejecute correctamente en el nuevo.
Ventajas
 Reproduce el documento original
 No requiere de un seguimiento continuo del
formato del recurso
 Ofrece una solución para recursos digitales
complejos
Desventajas
 Hay pocas experiencias reales
 Los emuladores deberán actualizarse con cada
cambio significativo de sistemas
 La programaciónde emuladores es compleja y
requiere conocimientos especializados y coste
más elevado y depende de la predisposición de
los informáticos en el futuro.
Esta es otra de las Estrategias más utilizadas para
evitar la pérdida de información debido a la
obsolescencia del entorno digital.

12. Estrategia: Encapsulamiento
Consiste en preservar el recurso digital y toda la información necesaria para
codificarlo y traducirlo.
Se guardan datos sobre cómo interpretar el archivo en cualquier sistema futuro
Para aplicar esta estrategia se pueden utilizar estructuras como archivos XML,
que mantienen la relación entre todos los componentes de la información que se
debe preservar (objeto digital, metadatos, identificador y especificación es del
software).

13. Estrategia: Metadatos de Preservación
TIPOS DE METADATOS DE
PRESERVACION
INFORMACION QUE REPRESENTAN
Metadatos que aportan información
del contenido del recurso digital
Sobre los programas necesarios para
procesar o interpretar adecuadamente el contenido del recurso
digital
Metadatos que aportan información
del contenido del recurso digital de
la descripción para la preservación
-Los identificadores asignados a la información y que identifican
deforma única al archivo
-Los orígenes del recurso digital historia de su preservación,
intervenciones para garantizar la preservación, integridad, y
autenticidad de la información.
-Los mecanismos de autentificación para garantizar que la
información contenida no sea alterada.
-La relación de la información con el entorno, por qué fue
creado, relaciones con otra documentación, entre otras

14. OTRAS ACTUACIONES
 Los Museos Informáticos: consiste en el
mantenimiento de museos de software y
hardware antiguos –todos los modelos, más
copias de y piezas de reparación
 La Impresión en Soportes Analógicos: los
promotores de esta opción defienden la
transferencia de información guardada en
soportes digitales a otros tradicionales como
el papel no ácido o el microfilm.
 La Preservación en Línea: Se propone la
preservación en línea para evitar el
almacenamiento de información en soportes
físicos con una vida funcional limitada. El
coste de almacenamiento en línea sigue
descendiendo, se actualizan sobre la marcha
de manera natural y los formatos como el
HTML y el XML durarán más tiempo que
los formatos de programas de propiedad
.
 La Arqueología Digital: consiste en dejar la
búsqueda de soluciones en manos de
especialistas, los arqueólogos digitales de
futuras generaciones, ya que actualmente
nuestro conocimiento no permite la
supervivencia de todo lo que se produce por
lo que tendrán que rescatar contenidos de
medios dañados o de entornos de hardware y
software obsoletos o dañados.
No se trata de utilizar un único método, sino
de emplear una combinación de opciones
en función del contenido y el formato del
recurso, de la capacidad institucional, así
como de las necesidades previstas para
acceder al recurso en el futuro.

15. Imagen tomada de
http://www.kultura.ejgv.euskadi.eus/contenidos/inf
ormacion/kultura2_0_prestakuntza/es_k20_form/ad
juntos/cuaderno-DIG- 52.pdf

CREACIÓN, CONSERVACIÓN, Y
DIFUSIÓN DE LOS ARCHIVOS
DIGITALES

16. Creación de un registro o archivo digital
La digitalización permite socializar la
información, y ha posibilitado como nunca antes
la movilización de la información, ampliando su
accesibilidad y la gestión del conocimiento
La creación de un registro o archivo digital
original es la base del proceso. Se conservará
como archivo de seguridad, por lo que se debe
definir un escaneado con el nivel de calidad
suficiente para los procesos posteriores a los que
se vaya a someter.
 A partir de este archivo se puede rebajar la
calidad (resolución, profundidad de bits,
etc.), pero será imposible mejorarla.
 Al digitalizar convertimos contenidos en
series de bits y los almacenamos en soportes
electrónicos tangibles (CDR, DVD, USB,
etc.) o intangibles (memoria del ordenador).

17. El Registro Digital Original
Definición
Es la copia hecha directamente mediante la
digitalización del documento original, se considera un
Archivo de Conservación indefinida.
Funciones del Registro Digital Original.
Primaria: conservación permanente.
Secundaria: soporte de las copias de difusión. De él se
genera una copia Master, de la que se obtendrán todas
las copias posteriores.
Para la elección del soporte para conservar la
información se tendrá en cuenta:
 La garantía de preservación de la información
 La facilidad de reproducción de la misma
.
Recomendaciones para crear un Registro Digital
Original:
 Nivel de calidad alto, ya que siempre es factible generar
a partir de éste otros archivos con calidades inferiores,
mientras que el proceso a la inversa es imposible.
 Concepción global de los usos: el criterio de archivo
original, como ya hemos señalado, responde únicamente
a una visión convencional centrada en la conservación y
olvida el uso posterior de esta imagen, que hay que tener
siempre presente.
 Ajuste de calidades. Combinados ambos criterios
(conservación + difusión) asumiremos un matiz muy
importante: se almacenará con la calidad adecuada.
La calidad, formato y soporte de este Registro Original
no está regulada por ninguna norma

18. Conservación y Difusión del Archivo Digital
Objetivos del proceso de digitalización de documentación de Archivo y creación
de Registros digitales es :
1- Generar un archivo digital original de conservación de modo que no sea
necesario volver a manipular los documentos originales.
2- Generar una copia de difusión, con buena calidad de lectura e impresión y
posibilidad de su difusión en web

19. 
La conservación digital
Consiste en una serie de actividades reguladas de modo sistemático que permite la conservación por largo
tiempo del “byte stream” (serie de bytes) incluyendo los metadatos
La conservación de los soportes debe tener:
 Suficiente Capacidad de almacenamiento
 Asegurar” Control de errores
 Realizarse “Mantenimiento, soporte y programas de reemplazamiento
 Combatir la rápida obsolescencia de los soportes se debe “Transferir los Datos a nuevos soportes de
forma periódica.
 Al igual que los soportes en formato papel se deben tener un control Ambiental y“ Establecer condiciones
de almacenamiento y manejo apropiadas. Los soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados
en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural”
 Control de la temperatura
La planificación también es importante para la conservación de los soportes“ deben diseñarse planes de
recuperación de datos tras una situación de fallo que son estándares en las tecnologías de la información


20. Divulgación y difusión de los recursos documentales
Para la divulgación y difusión de los recursos
documentales se debe establecer una retroalimentación que
permita actualizar periódicamente los contenidos y servicios
en relación a las demandas de investigadores y usuarios.
 Se requiere
 Identificar las fuentes de información adecuadas..
 Recuperar la información pertinente para el usuario.
 Desarrollar tecnologías heterogéneas para poder
interpretar otros recursos informativos.
 Prever el desarrollo de tecnologías a escala, teniendo en
cuenta el rápido crecimiento de recursos digitales y de
información.
El Reto principal de la Conservación Digital:
Es el hecho que los objetos digitales dependan de una
aplicación software para hacerlo accesibles y con
sentido.
 Ejemplo de estrategias para la conservación de
objetos digitales a largo plazo.
5-10 años
en el de
software
El plazo de
legibilidad de un
objeto digital
puede oscilar
entre
10 - 20
años en el
caso de
hardware

21. DIFERENCIAS Y SIMILITUDES EN LA CONERVACION DE DOCUMENTOS
Fuente : Imagen tomada del artículo de Giménez Chornet, V.
(2014). Criterios ISO para la preservación digital de los
documentos de archivo. Revista Códices, 10 (2), 139-140.

22. PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
Esta problemática se resume a continuación
- Nuevos enfoques de seleccionar y catalogar.
- Multiplicidad de formatos.
- Cambios rápidos en la tecnología.
- Obsolescencia de hardware y software
- Problemas legales, sociales y económicos.
 Recursos electrónicos: libros, revistas,
grabaciones de sonidos, televisión digital,
video y páginas WEB.


23. Libros electrónicos
 Diversidad de iniciativas de estándares.
 Bajo desarrollo en precauciones de
seguridad en el mercado.
 Dispositivos de hardware y software
propietarios.
Revistas electrónicas
 Provistas por ligas a proveedores.
 Contienen artículos repletos con citas a
otros recursos secundarios en línea o
ligas que probablemente no se
preservan.
 ¿Para preservar un artículo hay que
preservar todos sus enlaces?
 ¿Tenemos derecho de hacerlo?
Recursos electrónicos

24. Recursos electrónicos
Grabaciones de sonidos
 Migración de sistemas analógicos a
digitales.
 Dependencias de máquinas y medios.
 Obsolescencia de medios.
 Sistemas de almacenamiento masivo.

Televisión digital y video
 Migración de sistemas analógicos a
digitales.
 Dependencias de máquinas y medios.
 Obsolescencia de medios.
 Demandan sistemas de gran escala de
almacenamiento.



25. Recursos electrónicos
WEB
 Mortalidad de enlaces demasiado alta.
 Contienen enlaces a otros recursos en línea, de los
cuales, algunos probablemente no se preservan.
 ¿Para preservar un documento WEB hay que
preservar todos sus enlaces?
 ¿Tenemos derecho de hacerlo?
 ¿Cómo definir los límites en los enlaces de un
servidor web?
 Conceptualización

26. Criterios ISO para la
conservación de
documentos electrónicos
Sugerencias de la norma ISO
18492
“La conservación a largo plazo de la información basada en
documentos” (Aenor, 2008a), destacamos las siguientes:
Criterio 1: diseñar una estrategia de la organización para la
conservación a largo plazo.
Criterio 8: asegurar que los metadatos sean interoperables
Criterio 2: transferir la información basada en documentos desde
entornos miento o depósito de almacenamiento
Criterio 9: abordar la dependencia del software.
Criterio 3: asegurar que el almacenamiento es un soporte estable
contra la obsolescencia
Criterio 10: controlar la calidad en el proceso de migración.
Criterio 4: asegurar el acceso y la protección de la información Criterio 11: controlar el acceso a la aplicación o software.
Criterio 5: crear la posibilidad de automatizar las migraciones. Criterio 12: controlar el acceso físico.
Criterio 6: conservar la autenticidad de la información en el cambio
de formato
Criterio 13: proteger contra el riesgo de pérdida física del
depósito de almacenamiento.
Criterio 7: proteger la información electrónica de documentos
alterados o perdidos.
Criterio 14: controlar y supervisar condiciones
ambientales.
Fuente. Autoría propia

27. Criterios ISO para la
conservación de
documentos electrónicos
Sugerencias de la
norma
ISO 23081
“Metadatos para la gestión de documentos, en tres partes”
(Aenor, 2008b), destacamos las siguientes:
Criterio 15: usar metadatos para la conservación
de la información
Criterio 17: valorar por cuánto tiempo se deben conservar los
metadatos
Criterio 16: desarrollar un esquema de metadatos
relacionados con la gestión de los documentos.
Criterio 18: almacenar los documentos en formato neutral
Sugerencia de la norma
ISO 19005:
“Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a
largo plazo” (Aenor, 2008c), es clara:
Criterio 19: favorecer como formato de conservación el
.pdf/a.
Sugerencia de la norma ISO
14721:
“Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema
Abierto de Información de Archivo (OAIS)” (ISO, 2012), es esta:
Criterio 20: encapsular y empaquetar la información de
los documentos de archivo en el momento de la ingesta.
Sugerencia de la norma
ISO 13008
“Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos”
(Aenor, 2013a), es esta:
Criterio 21: convertir y migrar documentos electrónicos. Junto con la emulación, la conversión y la migración son dos de los
métodos más frecuentes de preservación digital.
Fuente. Autoría propia

28. Criterios ISO para la
conservación de documentos
electrónicos
Sugerencias de la norma
ISO 27001
“Sistemas de Gestión de la Seguridad de la
Información (SGSI). Requisitos”, (Aenor, 2007), es la
siguiente:
Criterio 22: implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad
de la Información para prevenir la pérdida de documentos.
Sugerencia de la norma
ISO 17068
“Repositorio de tercero de confianza para documentos
electrónicos”, (Aenor, 2013b), se sintetiza así:
Criterio 23: constituir un repositorio de tercero para los
documentos electrónicos
Fuente. Autoría propia

29. PATRIMONIO DIGITAL
Según la Carta de la (UNESCO, s . f) sobre la preservación del patrimonio digital:
 El patrimonio digital consiste en recursos únicos que son fruto del saber o la expresión
de los seres humanos.
 Comprende recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e
información técnica, jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente en
formato digital o se convierten a éste a partir de material analógico ya existente.
 Los productos “de origen digital” no existen en otro formato que el electrónico

30. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
Universidad del Quindío. (2023). Guía Unidad 2 - Preservación y conservación de los documentos
digitales. [Material del aula virtual]. Documentos digitales. Programa Ciencia de la Información y la
Documentación, Bibliotecología y Archivística. Recuperado el 2023, 03,29, en:
https://aulasvirtuales.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/1736679/mod_resource/content/1/Preservació
n y Conservación de los Documentos Digitales.pdf
Giménez, V. (2014). Criterios ISO para la preservación digital de los documentos de archivo. Revista
Grafía Códices, 10 (2), 135-150. Recuperado el 2023, 03,29, en:
https://cnb.gov.co/ojs/index.php/codices/article/view/99/57

31. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
Universidad del Quindío. (2023). Guía Unidad 2 -Preservación a largo plazo de
documentos electrónicos de archivo. [Material del aula virtual]. Documentos
digitales. Programa Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística.
Recuperado el 2023, 03,29, en:
https://aulasvirtuales.uniquindio.edu.co/pluginfile.php/1736680/mod_resource/con
tent/1/Preservacion a largo plazo de documentos electronicos de archivo-AGN.pdf