RINNAKKAISTALLENTAMISEN HYVÄT KÄYTÄNNÖT JYVÄSKYLÄN YLIOPISTOSSA / Marja-Leena Harjuniemi, Jyu Amkien rinnakkaistallennus- ja Avoin TKI & opetus -päivässä 20.4.2017

1. RINNAKKAISTALLENTAMISEN
HYVÄT KÄYTÄNNÖT
JYVÄSKYLÄN YLIOPISTOSSA
Marja‐Leena Harjuniemi,
Informaatikko
Jyväskylän yliopisto,
Avoimen tiedon keskus (OSC)
AMKien rinnakkaistallennus‐ ja Avoin TKI & opetus ‐päivä
Haaga‐Helia, Pasila, 20.4.2017

2. • Jyväskylän yliopiston mallin esittely
• Aiemmin (‐2014) rinnakkaistallentaminen ja julkaisutiedonkeruu olivat
erillisiä toimintoja
• Laitokset hoitivat tiedonkeruun, kirjasto rinnakkaistallentamisen
• Vuodesta 2014 alkaen integroitu malli; kirjasto hoitaa molemmat
• Tavoitteet
• Prosessit
• Resurssit
• Kriittiset menestystekijät JY:ssä
• Vinkkejä rinnakkaistallentamiseen
Esityksen sisältö

3. Ennen! Vanha tapa toimia (-2014)
x 45‐50 (Toki vain osan ajastaan.)
LAITOSYHTEYSHLÖT;
TARKASTUS JA VALIDOINTI
x ~1000
TUTKIJAT; KIRJASIVAT ITSE
(TARVITSIVAT APUA)
x 2
TUTKA‐SUPPORT;
TEKNINEN TUKI JA
KYSYMYSTEN HELP DESK
(KYSYMYSRUUHKA)
RAPORTOINTIVAIHEEN TARKASTUKSET
KORJAUKSET. (RUNSAASTI)
JY:ssä JULKAISUJA ~3300 kpl / vuosi
Vanha toteutusmalli
koettiin liikaa tutkijoiden
(+ laitosten ja supportin)
aikaa vieväksi.
Myös laadussa
puutteita.

4. Nyt! Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen 2014-
• Kirjasto hoitaa koko prosessi
• Tutkijat itse eivät voi kirjata
julkaisutietoja
• Tutkijat eivät pääse
muuttamaan julkaisutietoja
• Käytössä TUTKA‐tietokanta
(tulossa Converis)
• Prosessiin kytketty
rinnakkaistallentaminen
• Osa JY:n strategiaa
Tavoitteet:
1. Tutkijoiden työmäärään
vähentäminen
2. Kirjausten laadun
parantaminen
3. Avoimen
rinnakkaistallentamisen
aktivoiminen

5. Kirjasto
1. ULKOISTEN TIETOKANTOJEN
SEURAAMINEN
‐ WoS, Scopus, PubMed,
Wiley, T & F, Springer,
Google Scholar, ARTO, jne.
‐ Lehtikierto
‐ RSS‐feedit; alert‐seurannat
‐ CrossRef‐haravointi Uutta!
3. ILMOITUKSET TUTKIJOILTA
‐ Minimaaliset tiedot
‐ Kevyt lomake
2. JYKDOK‐SIIRROT
‐ Väitöskirjat
‐ Kirjat, joissa JY:n ISBN
T
U
T
K
A
TÄSSÄ
VAIHEESSA
KYSYTÄÄN
MYÖS FINAL
DRAFTIA,
ELLEI SITÄ
JO OLE.
ILMOITUS
TUTKIJALLE
LISÄTYSTÄ
JULKAISUSTA.
Helpoimmillaan tutkija
saa valmiin ilmoituksen
lisätystä julkaisusta ilman,
että hänen itsensä tarvitsee
tehdä mitään.
Toteutus : ulkoisten tietokantojen seuraaminen +
ilmoitukset tutkijoilta
FINAL DRAFT –TIEDOSTOT SIIRTYVÄT JYXIIN
JYX

6. Rinnakkaistallentaminen (kiinteä/oikea-aikainen)
osa prosessia
• Tiedostoja pyydetään erikseen ;
henkilökohtainen viesti
kirjausilmoituksen yhteydessä
• Myös tutkijakohtaiset listat (listataan
vanhemmat artikkelit ja niiden luvat)
• Lupien varmistaminen / kysyminen
• OA‐promotointi; opastus, laitoskäynnit
• Rinnakkaistallenteita vuosina 2010‐2014:
n. 700 kpl; nyt 4445 kpl
Keskitetty
julkaisutietojen
kirjaaminen
käännekohta
JY:n rt‐
aktiivisuudessa.
FINAL DRAFT ‐TIEDOSTOT SIIRTYVÄT JYXIIN
J
Y
X

7. Integroitu prosessi
TUTKA-julkaisurekisteri
JYX-julkaisuarkisto
(Institutional Repository)
Julkaisujen
kirjaaminen
(TUTKA)
Tiedostojen
pyytäminen
Alertit;
RSS-feedit
Lehti-
seuranta;
muu
”haravointi”
(Mini)-
ilmoitukset
tutkijoilta
+ draft
JYX-työ
Tiedostojen
käsittely;
lupa-asiat,
embargot, jne.
PR-työ;
OA-viestintä
Julkaisutietojen
haravointi eri lähteistä
TULEVAISUUTTA?
Tutkimuksen
markkinointi;
some-kanavat
TULOSSA:
Prosessin alku:
tutkimus-
suunnitelmat;
datan hallinta

8. x 45‐50 KPL
LAITOSYHTEYSHLÖT
(TARVITSIVAT APUA)
x 2000
TUTKIJAT;
KIRJASIVAT ITSE,
TARVITSIVAT APUA
x 2
TUTKA‐SUPPORT;
TEKNINEN TUKI JA
KYSYMYSTEN HELP DESK
(KYSYMYSRUUHKA)
RAPORTOINTIVAIHEEN TARKASTUKSET
(EXCEL‐LISTOILLA NÄKYVÄT EPÄSELVYYDET)
Resurssit ennen Resurssit nyt
TUTKA; 2 htv (2,5) JYX; 1,25htv
VEI AIKAA TUTKIJOILTA, LAITOKSILTA.
KUORMITTI HELP DESKIÄ. LAATU KIRJAVAA.
‐ Kirjausten tekeminen
(ei importointimahdollisuutta)
‐ Alertien seuraaminen
‐ Rinnakkaistallenteiden pyytäminen
(lupien tarkastaminen)
‐ Muu tiedotus ja kommunikointi
tutkijoiden kanssa
‐ JYXiin TUTKAsta tulevien
tiedostojen käsittely
‐ Lupien tarkastaminen
‐ Lupien kysyminen
‐ Tiedostojen pyytäminen
‐ OA‐promotointi, opastus
‐ JYXin muu kuratointi
RESURSSOINTI KIRJASTOSTA. KIRJAUSTEN PAREMPI LAATU.
EI KUORMITA TUTKIJOITA, LAITOSTA EIKÄ SUPPORTIA.

9. 1. Keskitetty julkaisutietojen kirjaaminen
 käännekohta
2. Rinnakkaistallentaminen kiinteä/
osa julkaisutietojen tallentamista;
ei erillinen lisätyö
3. Prosessi tutkijoille mahdollisimman helppo
4. Yhteensopivat järjestelmät
5. Ketterä (ja kyllin pieni) TUTKA‐JYX ‐tiimi
Oleellisinta helppous ja
oikea‐aikaisuus.
Tutkijan tarvitsee tietää /
tehdä mahdollisimman
vähän.
Kriittiset menestystekijät JY:ssä

10. Onko siirrettävissä muihin organisaatioihin? Kyllä
• Tutkijalle mahdollisimman kevyt
• Tiedot kerralla oikein
• Lisäansiona
rinnakkaistallennusaktiivisuus
• Kuriositeetti: On nopeampaa tehdä
alusta asti itse oikein kuin tarkistaa
toisen jäljiltä.
• Ei kannata olla liikaa toimijoita;
oppiminen ja laatu
• Huom. AMK‐aineisto tosin
vaativampaa
Vähemmän on
tässä tapauksessa
enemmän.

11. Neuvoja aloitteleville rt-tallentajille
• Rohkeutta! ‐ RT on useimmiten
sallittua
• Keep it simple (ohjesivut)
• Tutkijan oivallus tarvitaan vain
kerran
• Embargot eivät ongelma;
kuluva ”luonnonvara”
• Huom. AAM‐drafteja saatavissa
myös kustantajien sivuilta
Rutiini
Hyödyt
Motivaatio
Tietoi
suus

12. KIITOS!
Marja‐Leena Harjuniemi,
Informaatikko
E‐mail: mharjuni@jyu.fi
P. 0400‐405 806

13. Hei,
Alla mainittu artikkeli on lisätty TUTKAan.
Runtti, H., Luukkonen, T., Niskanen, M., Tuomikoski, S., Kangas, T., Tynjälä, P., . . . Lassi, U. (2016). Sulphate removal over barium‐modified blast‐furnace‐slag
geopolymer. Journal of Hazardous Materials, 317, 373‐384. doi:10.1016/j.jhazmat.2016.06.001
TUTKA‐linkki: http://tutka.jyu.fi/tutka/julkaisut/71316
Lähde: Web of Science
Haluatteko tallentaa artikkelin saataville myös yliopiston avoimeen JYX‐arkistoon? https://jyx.jyu.fi
Tämän artikkelin kustantaja (Elsevier) sallii artikkelien ns. final draft ‐versioiden avoimen julkaisuarkistotallentamisen. Tosin embargo‐ajalla, mutta kuitenkin.
Final draft = viimeinen tekijöiltä kustantajalle lähtenyt vertaisarvioinnin ja korjaukset jo läpikäynyt versio, jossa lopullinen taittotyö ei kuitenkaan vielä näy.
Käytetään myös nimitystä AAM = Author’s Accepted Manuscript.
JYX‐tallennus parantaa artikkelin näkyvyyttä – ja siten mahdollista vaikuttavuutta.
Eli mikäli final draft ‐versio tuosta on vielä tallessa, kannattaa se lähettää kirjastoon.
Voi lähettää vastauspostina tähän.
Terveisin
Marja‐Leena Harjuniemi / TUTKA
Liite: Malliteksti tiedoston pyytämiseen